Concepto de presupuesto y control de presupuesto

Un presupuesto es una planificación de recursos, especialmente de dinero, que permite guiar un curso de acción, tanto para las empresas como para los hogares. El control de presupuesto, por su parte, consiste en comparar las previsiones presupuestarias con los resultados alcanzados para evaluar desviaciones y aplicar ajustes o correctivos.

Ambos, presupuesto y control presupuestario, son herramientas importantes que permiten un mejor control de gastos, así como del flujo de efectivo, facilitando la consecución de metas financieras y los planes de inversión.

Instrumentos como el presupuesto maestro y el control presupuestario brindan un curso de acción a seguir para el cumplimiento de metas y su seguimiento bajo criterios organización de recursos, racionalidad y eficiencia.

A continuación, te explicamos el concepto de presupuesto y del control presupuestario, y sus ventajas para las organizaciones.

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Podemos definir al presupuesto o estimación presupuestaria como un documento de carácter previsivo que anticipa costos o ingresos con cierto alcance, ya sea para una empresa privada, entidad gubernamental, e incluso, el hogar; y es válido para uno o varios períodos futuros inmediatos.

La Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) define al presupuesto como “una declaración formal y anticipada de los recursos financieros necesarios para llevar a cabo cierto proyecto, o conjunto de actividades específicas, en un período de tiempo determinado”.

La importancia de un presupuesto bien formulado radica en su papel previsivo para la planificación y el control de gastos, convirtiéndose en una guía sólida en la gestión de los recursos necesarios y la coordinación de las actividades dentro de una entidad.

Como declaración formal, un presupuesto ayuda a prever el panorama financiero por áreas medulares o integral de una organización.

Por ejemplo, si eres el director del departamento de publicidad, tendrás un margen de maniobra limitado, según la cantidad de dinero que dispones a fin de lograr los objetivos de la estrategia de marketing de la empresa; con ello, proyectarás los gastos de publicidad de la impresión, en línea y de difusión.

Al mismo tiempo, tu presupuesto podría incluir "gravámenes" o apartados para gastos futuros con los que debes prever el dinero para cubrir tales costos esperados.

El control de presupuesto o control presupuestario es el conjunto de acciones que se emprenden para la comparación entre los resultados generados, tales como gastos, recursos o tiempo invertido, respecto a las previsiones formuladas en búsqueda de posibles desviaciones y la aplicación de ajustes o correctivos.

La FAO define el control de presupuesto de forma muy simple: consiste en una técnica de seguimiento mediante la cual los resultados reales se contrastan con los presupuestos. Aclara que cualquier variación o diferencia encontrada, se convierte en una responsabilidad para los actores claves en ejercer acciones de control y revisión de las previsiones originales.

Otra definición la tiene el sitio de Expansion.com: “El control de presupuesto es un sistema de control basado en la formulación de presupuestos operativos para los diferentes centros generadores de costos y beneficios, así como la comprobación recurrente de cómo se ajustan los resultados a los presupuestos, analizando desviaciones, detectando y corrigiendo causas.”

Con el fin de lograr que los distintos departamentos cumplan con sus metas y objetivos, el control presupuestario compara periódicamente los resultados de la fecha anterior respecto la fecha actual y los pronósticos.

Al hacerlo, la directiva asegura que si un área no satisface sus objetivos, el presupuesto se puede ajustar o se aplican los correctivos según sea necesario. En algunos casos, el presupuesto se incrementa y en otros, se reduce.

Para que el control del presupuesto funcione correctamente, es necesario que haya un sistema de presentación de informes periódicos establecido. Por ejemplo, si estás a cargo del presupuesto de la mano de obra, es posible que desees informar semanalmente sobre los costos laborales. De esa manera, si encuentras que se paga un exceso de horas extras, podrás planificar en consecuencia o aumentar el presupuesto de trabajo.

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La FAO detalla una serie de ventajas devenidas de la presupuestación y el control de presupuesto:

• Insta a la directiva de una compañía a pensar en futuro y establecer planes precisos para lograr los propósitos de cada área y de la organización
• Fomenta la comunicación y el trabajo coordinado
• Permite definir responsabilidades con claridad
• Provee una base sólida para la evaluación del desempeño
• Permite la implementación de correctivos toda vez que se detectan desviaciones
• Permite que distintas áreas se involucran en la formulación del presupuesto, creando un compromiso directo de gerentes y su grupo de trabajo
• Optimiza tiempos, esfuerzos y asignación de recursos escasos

Como podemos apreciar, las ventajas del presupuesto y el control presupuestario son múltiples.

• Es una herramienta de comunicación eficaz para la dirección y los trabajadores, especialmente en las etapas de planificación
• También centra la atención en el futuro, por lo que los responsables de la gestión determinan cuál será el desembolso económico para cada división y departamento
• La responsabilidad es otra ventaja, ya que el proceso de presentación de informes periódicos permite a la directiva averiguar qué áreas no están dentro del presupuesto y abordan las causas.

Es necesario que haya un cierto nivel de flexibilidad del concepto de control presupuestario. Por ejemplo, si un departamento de logística y envíos ha experimentado un aumento en los artículos que son entregados, producto de un incremento en las ventas, podría ser necesario aumentar el situado para el departamento de envíos. Por otro lado, si hay una disminución en el transporte marítimo, es posible ajustar el presupuesto para el envío en ese trimestre.