Cómo preparar el presupuesto para una conferencia

Organizar una conferencia puede ser estresante. Implica tratar con proveedores y participantes y organizar actividades. Si creas y respetas un presupuesto legítimo y realista puedes mejorar la experiencia de todos los involucrados. Si tienes en cuenta todos los aspectos (tanto directos como indirectos) puedes lograr que el negocio prospere luego del evento. Para crear un presupuesto, debes comenzar a planear con anticipación y revísalo con frecuencia antes y durante la conferencia, para asegurarte de respetarlo.

Crea un listado con la cantidad de participantes que asistirán, a fin de saber quiénes tienen que viajar y quiénes no. Este será uno de los factores fundamentales en el momento de determinar el costo de la conferencia. Con la cantidad de personas que invitarán, puedes comenzar a escoger el sitio donde se llevará a cabo la conferencia y el alojamiento que será necesario.

Ponte en contacto con sitios locales donde se lleven a cabo conferencias y analiza tus necesidades junto con ellos. Asegúrate de hablar sobre tecnología, alimentos, bebidas y entretenimiento. Debes determinar qué ofrece cada sitio y si podrás contratar otras compañías para la comida u otros servicios. En mucho sitios, si alquilas el lugar, debes contratar también sus proveedores. Sabiendo todo esto, podrás determinar qué bienes y servicios puedes utilizar para la conferencia y comenzar a crear un presupuesto realista con datos financieros reales.

Reúne cotizaciones de diferentes proveedores y analiza cada una para determinar cuál es la mejor alternativa para organizar una conferencia entretenida e informativa con el menor costo posible. Cuando hayas determinado qué servicios contratarás, puedes comenzar a planear los gastos operativos/indirectos. Estos incluyen la pérdida del potencial de productividad, la pérdida del potencial de ventas (si los vendedores participan de la conferencia) y el tiempo de viaje para los socios, tanto locales como extranjeros.

Revisa las necesidades de funcionamiento normal del negocio. Determina si tendrás que contratar mano de obra temporal para cumplir con los requisitos de producción o las tareas generales de oficina. Debes considerar esto como un costo más derivado de la conferencia. También debes determinar si necesitarás tener acceso a la red informática de la compañía durante la conferencia, y realizar las averiguaciones necesarias para incluir esto en el presupuesto.

Toma muchas notas, dado que la experiencia es el mejor maestro. Como creador del presupuesto para una conferencia, tu tarea también es tomar notas, revisar encuestas, formular preguntas pertinentes y evaluar qué salió bien y qué no. Esta información será muy valiosa para la próxima conferencia que organices. Algunas cosas que tú y los jefes consideran importantes pueden no serlo para los invitados y oradores. Utiliza esta información durante la conferencia, a fin de realizar las modificaciones que resulten necesarias.