Cómo preparar un estado de ingresos

Los estados financieros son documentos imprescindibles que sirven para estudiar y analizar la situación económica y comercial de una empresa. Tal es su importancia que las compañías y algunos profesionales autónomos están obligados por ley a presentarlos ante las autoridades bancarias, registrales o fiscales.

Los principales estados financieros que se manejan en Panamá son el estado de resultados, también conocido como el estado financiero de ganancias y pérdidas; el balance general y el del flujo de caja.

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A través del análisis de los estados financieros, podrás determinar a simple vista:

• La liquidez de una empresa,
• Su situación financiera, y
• Su rentabilidad  

Incluso en materia personal, la elaboración de un estado financiero te permitirá llevar un registro de tus cuentas y mantener el control de tus finanzas.

El estado de ganancias y pérdidas -también conocido como el estado de resultados o cuenta de ganancias y pérdidas- es uno de los tantos documentos financieros que se preparan para conocer la realidad de una empresa.

Este informe muestra de forma detallada los egresos e ingresos que ha obtenido una compañía en un período determinado -usualmente, de tres meses a un año- y sirve para verificar si tuvo pérdidas o ganancias.

Para hacer un estado financiero de este tipo, es necesario tener a la mano tanto el libro diario como el libro mayor, ambos obligatorios según las leyes aplicables en la República de Panamá. Además, se requiere que el documento cumpla con las Normas Internacionales de Contabilidad y las Normas Internacionales de Información Financiera y que, por último, sea elaborado por un contador público autorizado inscrito en el Colegio de Contadores.

En algunos casos y dependiendo del tipo de negocio, las autoridades públicas podrían requerir que los estados de resultados sean evaluados por un auditor externo. De esta forma, evitan informes falsos y la evasión de impuestos.

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Puedes elaborar tu estado de resultados en una hoja de Excel o en cualquier otro procesador de cálculos, un software de contabilidad o a mano. Básicamente, necesitarás dividir la hora en dos columnas, una para las cuentas y otra para las cifras.

Las cuentas que reflejarás en tu estado de resultados, son:

• Ventas netas
• Costo de ventas
• Utilidad bruta
• Gastos administrativos
• Gastos de ventas
• Depreciación
• Utilidad operativa
• Gastos financieros
• Utilidades antes del pago de impuestos
• Impuestos
• Utilidad neta

Veamos cómo se hace:

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Lo primero que deberás hacer para elaborar tu estado de resultados es calcular el monto de las ventas netas. Para hacerlo, suma todas las ventas brutas del período -recuerda que no puedes incluir los impuestos- y réstales los márgenes por pérdida, devoluciones y descuentos.

Anota la cifra en tu primer renglón y sigue con los demás pasos.

Para ello, necesitarás determinar el costo de los productos fabricados o vendidos o, en caso de que tengas una empresa prestadora de servicios, de los servicios prestados. Suma los costos variables de todos los productos o servicios que ofrezcas y luego réstalo al monto de las ventas netas que escribiste en el primer renglón. Escribe la cifra en la segunda línea.

Los gastos administrativos son los pagos que realiza la empresa para poder llevar a cabo sus actividades. Algunos ejemplos son el pago de salarios, de facturas de servicio público, la compra de material de oficina, etc.

Haz una lista con tus gastos operativos y súmalos para obtener un monto total. Después, resta esta cifra a la utilidad bruta para obtener los ingresos operativos y escribe la información en la tercera línea.

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Los costos no operacionales son aquellos que no están íntimamente relacionados con la producción o con las operaciones, como los impuestos, la depreciación de la maquinaria y los intereses. Si solo tienes impuestos, por ejemplo, deberás multiplicar la tasa por los ingresos operativos y así tendrás el monto que deberás pagar de impuestos al organismo recaudador. Anótalo debajo de los gastos operativos.

Una vez que restes el monto que deberás pagar de impuestos a la cifra de ingresos operativos, obtendrás la utilidad neta. Este será la cantidad de dinero que podrás reinvertir en la empresa o repartir a los accionistas al finalizar el período.

Si haces análisis financieros con frecuencia, elaborar el estado de ganancias y pérdidas será mucho más fácil.

Recuerda que la utilidad bruta y el cálculo de costos es algo que puedes hacer mes a mes para determinar la salud financiera de tu empresa y la rentabilidad de sus operaciones.