Políticas y procedimientos del control de inventarios

La gestión del inventario es el proceso que usan las empresas para pedir, recibir, contabilizar y gestionar los distintos productos que se venden a los consumidores. Los dueños de negocios y gerentes se concentran en esta actividad, porque el inventario general representa el segundo mayor gasto en una empresa, solamente después de la nómina. Las políticas y procedimientos ayudan a las empresas a gestionar activamente los diferentes productos en sus instalaciones. Si bien existen políticas y procedimientos estándar para la gestión de inventarios, los propietarios y gerentes tienen cierta libertad para desarrollar normas para sus propias empresas.

La adquisición es el proceso de compra que las personas utilizan para ordenar y recibir el inventario. Las empresas suelen requerir que las personas tengan una orden de compra con la autorización de un gerente, antes de ordenar el inventario. Un gerente de compras es responsable de la revisión de la orden de compra; y asegurarse de que incluye la autorización y otra información relacionada con el costo de los artículos comprados. Mientras que las organizaciones más grandes pueden contratar a personas para trabajar en el departamento de compras, en las empresas más pequeñas a menudo es el propietario de la empresa quién realiza esta función.

El valúo del inventario es la política que determina qué inventario se vende primero y se elimina de los libros contables. Los métodos incluyen el primero en entrar, primero en salir (FIFO, por sus siglas en inglés); el último en entrar, primero en salir (LIFO, por sus siglas en inglés) y el método de la media ponderada. El método FIFO obliga a las empresas a vender el inventario antiguo primero, dejando el inventario más caro en el libro mayor y el aumento de la ganancia bruta de la compañía durante un período contable. El método LIFO es lo opuesto al FIFO, por lo que tiene el efecto contrario en los libros contables. El método de la media ponderada no requiere que el inventario más antiguo sea vendido primero, ya que los costos de inventario se calculan de nuevo cada vez que la compañía compra inventario.

Un sistema de contabilidad de inventario es el procedimiento específico que una empresa utiliza para actualizar su registro contable. Los dos tipos de sistemas son el periódico y perpetuo. El sistema periódico comienza con un saldo inicial y sólo registra compras, ventas o ajustes sobre una base mensual, trimestral o anual. El sistema perpetuo comienza con el saldo del inventario de apertura y actualiza el inventario después de cada compra, venta o ajuste de inventario. Las empresas crean sus políticas en función de sus modelos de negocio.

Los controles físicos se refieren a cómo una compañía almacena y cuenta los artículos de inventario. El almacenamiento es importante porque las empresas deben salvaguardar su inventario contra la pérdida, el robo y el abuso de los empleados. Esto puede incluir limitar el acceso, guardar productos de valor y el uso de dispositivos de seguimiento de los productos. Los dueños de negocios y gerentes también deben utilizar cuentas periódicas para verificar el número de elementos en la mano. El ciclo de conteo (contar un número determinado de artículos cada día o semana) y el conteo anual de inventario son los métodos de conteo físicos más comunes en el ambiente empresarial.