Cómo hacer una plantilla de presupuesto para una producción de video

La creación de una plantilla para la producción de un vídeo corporativo te ayudará a construir una estimación precisa para tu cliente y asegurar que ambas partes entiendan los costos involucrados para darle vida a una producción. La plantilla de presupuesto que a continuación se menciona utiliza hojas de cálculo de los programas como Excel o Numbers, lo que te permite capturar los costos en unidades individuales y agregar cantidades. Una vez creadas las hojas de cálculo, se puede comenzar a trabajar con sus costos y cantidades para comprender mejor el alcance de tu proyecto. Una vez terminadas las hojas de cálculo, inserta el número de contrato o documento de cotización para que el cliente revise a detalle los costos individuales que has ingresado en las hojas de cálculo. Presupuestar es una tarea difícil, así que comprender las necesidades y deseos de tus clientes te ayudará a crear un presupuesto viable.

Abre un programa de hoja de cálculo y crea cuatro hojas. Etiquétalas como: "Total estimado de trabajo", "Comisiones creativas / tarifas del día", "Costos de post-producción" y "Gastos".

Abre la primera hoja etiquetada como "Costos creativos" y crea subtítulos para cada elemento de la producción, como camarógrafo, director de fotografía, productor, etc. Estas tarifas deben indicar lo que cada persona o equipo en la producción costará y su cuota por estar en el proyecto, no sus gastos por estar ahí, como los viajes. Estos son sus honorarios para trabajar durante el rodaje, no para la post-producción. Cada posición de la lista debe ser colocada en una fila y a un lado irá la columna con la etiqueta de "Tarifa", que indica la tasa de pago por unidad (o días), "Cantidad" o el número de días o la cantidad de unidades necesarias con la última columna etiquetada como "Total". En la columna de "Total" programa la celda para multiplicar las dos celdas anteriores y obtener el total. En la parte inferior de la página, programa una celda, con la etiqueta de "Cuota total de creativos" para agregar las cantidades de la columna "Total".

Crea la página "Costos de post-producción", repitiendo el proceso del paso dos, pero cambia las etiquetas de las filas. Tus filas deben incluir todos los gastos de producción asociados a la fase de post-producción, como la transcripción, edición de vídeo, edición de audio, creación de menús para discos DVD, autoría de DVD, etc. Estos se colocan a veces en secciones con títulos principales, tales como producción de vídeo o producción de audio. Estas tarifas se refieren al tiempo de permanencia en la sala de montaje y el trabajo se hace generalmente con editores profesionales, asistentes de producción o internos, si el proyecto es grande.

Abre la hoja de "Gastos" y crea una lista de posibles gastos en la primera columna. Si tu producción es grande, organiza la lista con encabezados y subtítulos. Por ejemplo, bajo el encabezado principal de "Viaje", indica los siguientes subtítulos: búsqueda de locaciones de viaje, producción de viaje, reunión para revisión final y así sucesivamente. Bajo cada subtítulo, detalla tu lista con subtítulos adicionales, como boleto de avión, taxis, hoteles, comida, etc. Junto a cada subtítulo, coloca una columna para el costo y otra para la cantidad, como lo hiciste en las páginas anteriores. Crea una columna de "Total" asociada a cada título principal como "Total de viaje", totales de los equipos, etc. Los gastos comunes asociados a las producciones de vídeo son los viajes, el costo de alquiler de equipos especiales, tales como iluminación, alimentación para el equipo de trabajo, gasolina, teléfono y gastos de envío. Algunas compañías requieren un estimado de los gastos antes de iniciar el proyecto y si exceden el presupuesto en un 10 % o más, se requerirá una notificación previa antes de incurrir en el gasto. Algunos clientes también requieren que les envíes sus recibos una vez finalizado el proyecto, aunque esto es negociable y el mejor consejo es evitar esta situación si es posible.

Crea la página de "Estimado total de trabajo" con las líneas designadas para cada una de las páginas anteriores. Etiqueta el tipo de tarifa en filas individuales, tales como "Comisiones de post-producción" y coloca el total de esta página en la columna junto a la etiqueta. Repite esto para los títulos en lo que resta de la hoja, "Comisiones creativas" y "Gastos", y a continuación crea una caja para la suma total en la parte inferior de la página. Programa esta celda, denominada "Total" para agregar los totales de todas las celdas anteriores de esta página. Asegúrate de indicar impuesto sobre venta si aplica a tu proyecto. El total reflejará el costo total de toda la producción de vídeo.