Cómo planificar una ruta de ventas

Cualquier organización que desee mantenerse en el tiempo necesita ser productiva en cada uno de sus procesos claves. Usualmente estos procesos están relacionados con las actividades administrativas, de operaciones, financieras y marketing.
El marketing y ventas generalmente representan un soporte vital para la rentabilidad de las empresas de manufactura o servicios. La relación costo beneficio existente en sus procesos puede representar el éxito o el fracaso.

Al igual que los demás procesos internos de las organizaciones la gestión de ventas afecta la rentabilidad. Existen diversas herramientas y técnicas para formular estrategias de mercadeo de acuerdo con el tipo de negocio.

Es importante que se establezcan estrategias de ventas exitosas que permitan lograr los objetivos establecidos. La elevada competencia existente en los mercados obliga a los empresarios a formular tácticas de ventas efectivas.

El éxito en las ventas requiere atención cuidadosa, un proceso de planificación detallado permitirá maximizar tus citas de ventas. Partiendo de un análisis de ventas es posible identificar los clientes más relevantes.

Para los vendedores que trabajan por comisión, planificar la ruta de ventas representa una buena táctica de trabajo. Los vendedores exitosos optimizan el uso de su tiempo y dinero programando las visitas de ventas.

Logran aumentar la efectividad de las visitas anunciándose a sus clientes y reduciendo el tiempo de viaje programando la ruta geográfica. Además de agilizar tus citas, un poco de planificación avanzada puede reducir el estrés y la frustración por tiempo, dinero y esfuerzos en vano.

Ahorra tiempo y dinero al sistematizar su proceso de planificación para que tu ruta sea más eficiente y productiva. Debes dedicar un lapso de tiempo suficiente para generar un calendario de eventos que contiene tu ruta de ventas detallada.

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Una de las principales tareas del control de marketing es hacer seguimiento a las gestiones de ventas. Intentando que el proceso sea productivo, es decir, un costo mínimo para un nivel de efectividad acordado.

La tarea de planificar cualquier actividad exige dedicación debido a los diversos detalles que deben considerarse. Pero esta dedicación se compensa con la eficiencia que se logra en la utilización de los recursos tiempo y dinero.

Para ejecutar un adecuado proceso de planificación de la ruta de ventas es necesario conocer la cantidad de clientes. Así como su posición en la cartera de ventas según su volumen de negociación con nuestra compañía.

Además de su ubicación geográfica dentro de nuestras zonas de ventas. La calidad de la ruta diseñada dependerá de la precisión de esta información.

Es recomendable dedicar un lapso de tiempo prudente en el que no se reciban llamadas telefónicas ni se acepten otras distracciones. La concentración en la tarea permitirá que no cometas errores que reduzcan la efectividad de la ruta de ventas.

El tiempo que pases planificando, es una inversión que te servirá para ahorrar en tiempo de viaje. Además de asegurarte que todos los clientes importantes sean atendidos oportunamente.

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Veamos los pasos para lograr una ruta de ventas exitosa.

Recopilar la información detallada de tus clientes es el inicio. Te permitirá conocer con exactitud el universo de visitas que debes hacer durante el tiempo disponible.

Usa una hoja de cálculo en Excel para registrar tus clientes, sus direcciones y toda la información de contacto. Esta base de datos servirá como punto de inicio para la planificación de tu ruta de ventas.

Incluye una columna para clasificar los clientes de acuerdo con su ubicación en la cartera de ventas. Agrega columnas adicionales para especificar la frecuencia con la que necesitas contactar a cada cliente.

También escribe la fecha de la última llamada o visita, así como algunos comentarios sobre el resultado de esa interacción. Finalmente escribe las metas establecidas para tu próxima visita y el volumen de compras hasta la fecha.

De manera física y digital crea una carpeta para archivar la información de cada cliente. Allí podrás guardar notas, publicaciones de ventas y otros materiales.

De esta manera tendrás la posibilidad de hacer revisiones periódicas del servicio al cliente. Este registro es útil cuando se quiere atender una queja o reclamo por parte de los clientes.

Mantener un historial actualizado también facilita la formulación de programas de incentivos y trato preferencial hacia los clientes.

Utiliza una herramienta de asignación y enrutamiento adecuada según la cantidad de clientes que atiendes. Puedes hacer esto utilizando un mapa en línea, como Google Maps o MapQuest.

Google Maps o una herramienta comercial económica como Dashfly podrían ser adecuadas para 25 clientes o menos. Puedes conseguir más información en el sitio web Dashfly.com

Si es mayor el número de tus clientes utiliza un software más avanzado. De esta forma podrás gestionar adecuadamente una cantidad superior de contactos.

Otra ventaja es que estos programas disponen de mejores herramientas para la administración de tus clientes. Por ejemplo, el control de diversas rutas así como la inclusión o eliminación de clientes en ellas.

Como alternativa puedes utilizar un mapa impreso o un libro de rutas y calles. Agrupa las cuentas por área geográfica para observar la densidad de clientes en cada zona.
Cuando utilices un libro de rutas o un mapa impreso. Usa un rotulador para conectar los puntos y trazar la ruta que has planificado. Esta es la forma tradicional, sencilla aunque poco flexible.

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El criterio de clasificación que utilizarás será el volumen histórico de compra. Adicionalmente puedes considerar una valoración según el interés estratégico.

Comienza con tus cuentas de clientes más grandes ordenándolas según su tamaño. Identifica si existen otras cuentas que aunque no son muy grandes representan algún beneficio importante para ti.
Trata de alinear lo mejor posible tus cuentas principales y aquellas estratégicas ubicando las visitas en el mismo día. Programa tu primera cita del día, según tu preferencia selecciona el cliente geográficamente más cercano o más lejano a ti.

Realmente no existe una forma para empezar el recorrido que sea mejor que otra. Es solo cuestión de tomar una decisión para ejecutar las visitas.

Consulta tu hoja de cálculo para determinar cuáles cuentas tienen la mayor prioridad. Planifica tus días de visita en torno a estas cuentas de alta prioridad. Consulta tu mapa para identificar cuáles clientes debes visitar el mismo día.

Los nuevos negocios se incluyen en la lista mientras brindas un servicio constante y atento a los clientes actuales. Es necesario conocer las necesidades de los clientes, así como identificar oportunamente sus cambios

Traza una línea de una cita a otra, moviéndote geográficamente hacia tu punto de partida o fuera de éste. Dependerá de tu decisión sobre dónde iniciar el recorrido.
Microsoft tiene un programa que combina a Microsoft CRM, Excel y MapPoint para el enrutamiento en línea. Esta herramienta facilita la selección de la mejor ruta para la atención de los clientes.

UKESSAYS ofrece detalles de los conceptos del CRM que son aplicables junto a las estrategias de seguimiento a ventas. Tal como mencionamos antes, la gestión de las ventas debe considerar la atención integral y oportuna de los clientes.

Hacer la estimación de tiempos permite establecer fechas y horarios aproximados, de igual forma saber la cantidad de visitas que puedes concretar por jornada. Esta información te servirá para contactar a los clientes y acordar los encuentros.

Ingresa la dirección de ubicación de cada cliente que piensas visitar en un día particular. Utilizando el software de mapeo de ruta seleccionado.

O en su defecto, la sección de instrucciones para ir manejando de Google Maps o tal vez puedes utilizar un dispositivo GPS.

El software de mapeo encontrará la ruta recomendable de forma automática. Con este soporte el proceso se hará mucho más sencillo y rápido.

Los servicios gratuitos como Google Maps disponen de herramientas e indicadores sencillos que facilitan su uso. En este caso requieren que intercambies las posiciones de tus destinos.

Hasta que el mapa muestre una ruta con un orden lógico que minimiza los recorridos. Esa será la ruta recomendable que optimiza el tiempo durante las visitas de ventas.

Las posiciones están determinadas por el orden en que se ingresan las direcciones de destino. La ruta de conducción paso a paso cambia cada vez que cambias las posiciones de destino.

Comienza con la primera cita, estima su duración y suma el tiempo de viaje a la próxima cita. Repite este proceso para el resto de las citas, hasta que tu agenda esté llena para el día.

Si es el caso completa el tiempo adicional con llamadas de menor prioridad en la misma área geográfica. Puedes hacer estos contactos telefónicos mientras esperas ser recibido por un cliente o durante lapsos cortos no programados.

Debes mantener una mezcla de clientes tomando en cuenta el punto en que se encuentra respecto al ciclo de venta. Todos los clientes y sus procesos deben ser atendidos según sus necesidades.

Marca las citas en tu calendario o agenda según los lapsos de tiempo designados para cada una. Al organizar tu horario diario, planifica algunas holguras de tiempo estimando algunos retrasos por los patrones de tráfico.

Deja tiempo extra cuando tengas que trasladarte usando transporte público, incluyendo taxis, autobuses, trenes o aviones. Utiliza un GPS como un plan de respaldo para ayudar con las direcciones.

Actualiza tu hoja de cálculo agregando notas y comentarios reseñando los resultados de la visita al final de cada día.

Organiza el material en cada carpeta, si es necesario, de modo que esté listo para la próxima vez que visites a ese cliente.

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La planificación detallada de los recorridos te permite disminuir los costos en combustible y alojamiento. Administrativamente este impacto puede mejorar la rentabilidad.Los recursos que se ahorran pueden dedicarse al pago de incentivos para el personal. Logrando que se convierta en una estrategia motivacional para alcanzar las metas de ventas establecidas por la organización.

No olvides incluir lapsos de tiempo para realizar trámites adicionales en ciudades específicas cuando sean necesarios.

Aunque parezca poco relevante es importante tomar notas después de una visita, esos detalles pueden mejorar la relación con los clientes.

El plan de visitas te permite anunciar tu llegada a los clientes y acordar la hora para minimizar las esperas. Llama con anticipación a la próxima cita para informar que estás en camino.
Si por alguna eventualidad o hecho inesperado te has retrasado en tus recorridos. Notifica a tus clientes para mantener su buena disposición demostrando que respetas su tiempo.

Cuando llegue el momento de ejecutar tu recorrido revisa con anticipación si hay retrasos debido a nuevas construcciones o desvíos. Esta actividad te permitirá hacer ajustes o cambios de última hora.

Ocasionalmente los cambios inesperados en el tráfico en tu ruta puede hacer que sea imposible cumplir todas las visitas programadas. En caso de que ocurra ajusta el itinerario y notifica a tus clientes la hora de llegada.

Esfuérzate por ser puntual siempre, inicia tu traslado con suficiente anticipación y no programes demasiadas reuniones por día. El exceso de visitas aumentaría el riesgo de incumplimiento por eventos fortuitos.

Asegúrate que antes de cada visita dispones de toda la información relacionada con el cliente a visitar. Listados de productos despachados, listas de precios, devoluciones y quejas.

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