Cómo planificar un presupuesto para la apertura de un preescolar

La apertura de un centro preescolar o guardería es una empresa seria, ya que su objetivo principal es proporcionar un lugar seguro para los niños. Después de completar la documentación requerida para obtener las licencias y aprobaciones del gobierno, deberías preparar un presupuesto para el primer año. Un presupuesto es una proyección de los ingresos e ingresos mensuales para la apertura, pero también por lo menos durante el próximo año. Un presupuesto te ayudará a planificar los flujos de efectivo para el año y el plan de déficit de caja.

Establece tu presupuesto. Usa un programa de hoja de cálculo para ayudarte con los cálculos y reducir las posibilidades de errores. Deja a un lado columnas para la descripción de los elementos de costos e ingresos, las estimaciones presupuestarias, los resultados reales y la variación, que es la diferencia entre los importes presupuestados y los reales. Además de los elementos de gastos e ingresos, deja a un lado las filas para subtotales y totales.

Enumera tus costos iniciales, tales como oficina y el equipo de seguridad para niños. Además, deja de lado algunos fondos para los pagos por adelantado o pago del primer mes de alquiler, seguros, licencias, conexiones a cable e Internet y otros artículos. Necesitarás instalaciones básicas para cocinar, incluyendo el equipo de cocina y los costos de renovación. El equipo de oficina incluye computadoras, máquinas de fax, fotocopiadoras y teléfonos. El equipamiento de seguridad incluye extintores, detectores de humo y cajas de seguridad. Los equipos para niños incluyen varios juguetes y equipos de juego, instalaciones para que hagan sus necesidades y materiales para dormir. Los costos de instalación son para la apertura de preescolar, lo que significa que podrías preparar un presupuesto separado para ellos o claramente identificarlos como los gastos no recurrentes.

Presupuesta los costos mensuales de operación para el suministro, mantenimiento y servicios públicos. Los suministros incluyen papel, bolígrafos y otros artículos de oficina básicos, así como juguetes, juegos, artículos de higiene y otros suministros diversos para los niños. Las utilidades incluyen teléfono, conexión a Internet, agua, calefacción y electricidad. El mantenimiento incluye la inspección de la construcción y reparaciones, servicios de limpieza, mantenimiento del jardín y quitar la nieve. También tendrás que presupuestar dinero para anuncios de radio, en línea, y en el periódico, así como jornadas de puertas abiertas para hacer publicidad de tus instalaciones a los padres de bebés y niños en edad preescolar.

Calcula los gastos de personal, que suelen ser la mayoría de los costos de las guarderías. Consulta al departamento de familia y niños de tu estado sobre los índices empleado-niño requeridos. Los índices son más bajos para los niños que para los bebes y niños en edad preescolar. Por ejemplo, si tu inscripción inicial se compone de seis niños de menos de 3 años de edad, deberías presupuestar tu trabajo y el de al menos un asistente a tiempo completo. Añade personal a tiempo parcial y a tiempo completo a medida que tu centro crece.

Estima los ingresos mensuales, que son las tasas promedio por niño multiplicadas por el número de chicos. Utiliza cálculos conservadores, ya que es más fácil gestionar un superávit de efectivo que un déficit. Recuerda que tus costos de operación van a variar en función del número de niños en tu centro.

Calcula el flujo de fondo neto proyectado para cada mes, que es igual a los ingresos menos los gastos de funcionamiento y personal. Los costos iniciales de flujo de caja del primer mes estarán sesgados. Deberías tener suficiente capital de trabajo para los costos de instalación y los de operación para los primeros uno o dos meses antes de que los ingresos por honorarios sean suficientes para cubrir tus gastos.