Pasos para llevar libros contables

Los principales objetivos de la contabilidad son procesar la información financiera y preparar estados financieros al final de cada período contable. Para cumplir con los objetivos, se requiere de un proceso, el cual se conoce como ciclo contable.

Este ciclo puede ser aplicado a períodos de tiempo mensuales, trimestrales o anuales. Durante estos ciclos, la confección y administración de los libros se realiza a través de una serie de pasos básicos.

Dependiendo de cada fuente, el ciclo contable puede tener de siete a nueve pasos. A continuación, te presentamos el ciclo resumido en seis pasos.

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1. Las transacciones financieras, como la venta de inventario, la compra de materias primas o el pago de arrendamientos, se anotan en el libro financiero correspondiente, dependiendo de en qué se gastó o se originó el dinero. Los débitos se utilizan para indicar el dinero gastado y los créditos se utilizan para el dinero recibido.

1. Luego, las transacciones se registran en la cuenta en el libro mayor, que es la lista de todas las cuentas financieras de la empresa, dónde también se incluyen cosas como el alquiler, los salario etc.

1. Al final del período contable, se ejecuta un balance de prueba para ver si todos los números se equilibran. Con frecuencia, no lo hacen, por lo que los ajustes son necesarios.

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1. En este caso, el siguiente paso es tratar de encontrar la causa del desequilibrio y corregirlo.

1. Una vez que las cuentas están equilibradas, se preparan los estados financieros.

1. Al final del período, los libros se cierran y se crean nuevas cuentas de ingresos y gastos con saldos nulos. Estos se utilizan para el próximo período contable.

La confección de libros contables comienza con la recolección de datos y el registro de las transacciones comerciales en los libros de asientos diario. Estos siguen el principio de la doble entrada que requiere el uso de dos cuentas opuestas en débito y crédito para cada transacción comercial.

Éstas pueden registrarse por orden según la fecha en que se produjeron, haciendo que el libro diario liste cronológicamente de forma efectiva las transacciones comerciales expresadas en débitos y créditos a un par de cuentas relacionadas.

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Los datos de las transacciones registradas originalmente en los libros diarios son luego transferidas a sus respectivas cuentas en el libro mayor, lo que se convierte en la fuente directa de datos para la elaboración de los estados financieros. No es posible omitir el registro en los libros diarios y registrar todo directamente en el libro mayor.

Éste tiene un formato diferente de organización de las cuentas en comparación a la disposición en base a transacciones de los libros de diario. Dos cuentas implicadas en la misma transacción pueden estar en diferentes páginas del libro mayor, lo que hace imposible mantener los datos en un solo lugar para un resumen fácil.

Para asegurar la exactitud de los registros diario y mayor, generalmente se realiza un balance de prueba, en base a los resultados contables del libro mayor general. Éste presenta una lista completa de las cuentas del libro mayor con las cuentas del estado financiero en primer lugar, seguidas de las de ingresos y egresos. El propósito es totalizar todos los débitos y créditos en cada cuenta y ver si existe un equilibrio entre las dos sumas. Cualquier desigualdad indica que han ocurrido ciertos errores en el registro de las transacciones.

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Si el balance de prueba revela que no hay errores de contabilidad, puedes proceder a la etapa final, que es la compilación de estados financieros. Esto implica una reorganización de los datos de las cuentas del libro mayor general, en base a las diferentes estructuras de los estados financieros individuales, como el modelo de balance patrimonial y el estado de cuenta de resultados.

Sin embargo, para ciertas transacciones comerciales, la contabilidad debe realizar entradas necesarias de ajuste, que a menudo no se realizan hasta el final de un ciclo contable; por ejemplo, el devengamiento de un gasto de seguros derogado por varios años de forma anticipada.

Los períodos o ciclos contables varían y dependen de diferentes factores; sin embargo, el tipo más común de período contable es el anual. Durante el ciclo contable, muchas transacciones ocurren y son registradas. Al final del año, los estados financieros están generalmente preparados. Las entidades públicas están obligadas a presentar estados financieros en ciertas fechas. Por lo tanto, su ciclo contable gira en torno a las fechas de exigencia de informes.

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El propósito del ciclo contable es asegurar que todo el dinero que entra o sale de un negocio sea contabilizado, por eso el equilibrio es tan crítico. Sin embargo, con frecuencia se cometen errores al registrar las entradas, lo que lleva a un balance de prueba incorrecto que debe ajustarse para que los débitos y créditos coincidan. Las razones más comunes para un desequilibrio de cuenta incluyen:

• Olvidar u obviar una transacción
• Registrar una transacción en la cuenta incorrecta
• Registrar una transacción como débito en lugar de crédito, o viceversa
• Publicaciones duplicadas
• Datos incorrectos

Una vez descubierto, el error se corrige fácilmente.