Pasos para crear un departamento de compras formal

Un departamento de compras formal es una parte importante de un negocio bien organizado y eficiente. El departamento de compras es responsable de colaborar con los proveedores y la elección de los productos de mayor calidad dentro del presupuesto de la organización. Varían por organizaciones, dependiendo del tamaño de la empresa y el número de productos comprados. El establecimiento de un departamento de compras eficiente es importante para la rentabilidad global de la empresa. Si no está organizado correctamente, posiblemente habrá niveles de inventarios inexactos y una pérdida de ingresos.

Establece las políticas de tu departamento de compras. Determina quién tiene el poder para hacer las compras para la empresa, los productos que pueden comprar, cuánto pagar y la lista de los proveedores que se utilizará para la compra de productos. Las políticas servirán de guía para el departamento y deben alinearse con las normas generales y las metas de la organización.

Elige un gerente de compras para dirigir el departamento, las decisiones finales de compra y capacitar a los empleados. Algunas empresas pequeñas que no compran muchos productos no requieren de un gerente de compras a tiempo completo. Contrata a los empleados que puedan manejar las tareas delegadas por el gerente de compras. Éste puede llegar a un punto en que simplemente apruebe compras y ya no las realice. Establece las obligaciones del trabajo de cada uno de los empleados y la capacitación para manejar las tareas que se ajusten a los títulos de varios puestos de trabajo en el departamento.

Compra un programa diseñado para proporcionar un sistema eficiente de pedido. El sistema debe incluir información acerca de todos sus proveedores y realizar el seguimiento del inventario. Un sistema eficiente de pedido te ayudará a aumentar la rentabilidad y dará una mejor idea de los gastos de caja en compras. Elige un método para presentar un informe sobre todos los productos recibidos después de enviar las órdenes de compra. El sistema de notificación deberá incluir información sobre la calidad del producto, su hora de llegada y si es o no exactamente lo que el departamento de compras ha ordenado. Crea un sistema de distribución para el envío de informes a los administradores necesarios.

Elige a tus proveedores pidiéndoles a los potenciales determinar su profesionalidad y su capacidad para satisfacer las necesidades de tu empresa. Investiga si ofrece los productos por lo general a tiempo, si se mantienen los precios del contrato y si la calidad del producto se ajusta a tus normas. Diseña una plantilla de la orden de compra para utilizar cada vez que el departamento compre un producto. Las órdenes de compra se envían a los proveedores y enumeran los detalles de la compra, incluyendo el tiempo de entrega, información del producto y el precio acordado.