Cómo planear una ceremonia de inauguración

Planear una ceremonia de inauguración puede ser relativamente fácil o muy difícil dependiendo de la época del año, del tipo y número de personas que participen en ella y de la cooperación de la prensa local. Aquí tienes unos consejos que te ayudarán a planificar con éxito un acto de este tipo.

Fija un día y una hora para la ceremonia. Asegúrate de tener en cuenta la disponibilidad de los representantes que deban participar en ella.

Elabora el programa del evento.

Confecciona una lista con los nombres de todas las personas que van a ser invitadas. Puedes incluir en ella a funcionarios del ayuntamiento y del condado e, incluso, a funcionarios estatales y federales, a la cámara de comercio local y a los grupos de desarrollo económico, a ejecutivos de la empresa u organización para la que se celebra el acto y a la prensa local.

Desarrolla un plan de contingencia para el mal tiempo. En él podrías incluir una ceremonia corta en el exterior en la que los funcionarios darían la primera palada de tierra, desarrollándose el resto de la ceremonia en un lugar cercano en el interior o en una zona cubierta por carpas. Si el tiempo impide cualquier acto al aire libre, decide si vas a posponer la ceremonia de la palada para otra fecha o vas a eliminarla y celebrarlo todo en un lugar a cubierto.

Decide cuál será la mejor manera de extender la invitación al evento. Si se trata de un acto privado, invita a los participantes por correo, teléfono o correo electrónico. Si es abierto al público, puedes publicar las invitaciones en el periódico local o en servicios de anuncios públicos, en radio o televisión.

Llama para confirmar si tanto el día como la hora se ajustan a la agenda de cada una de las personas participantes en el programa. Asegúrate de que todas aquellas a las que se les va a pedir que hablen o hagan algo durante el evento entiendan cuál será su papel dentro del programa y sepan de cuánto tiempo dispondrán para hablar.

Lleva un registro de todas las RSVP con fines logísticos. Si uno de los oradores debe abandonar el acto en el último momento, dispón de una persona que tome su lugar como alternativa y adopta las medidas que sean precisas lo antes posible.

Llama a la cámara de comercio o al grupo de desarrollo económico local para averiguar si disponen de un equipo para inauguraciones. La mayoría de estas organizaciones tendrán cuerdas o cintas para marcar el lugar, además de palas doradas (o de otro color) y cascos de seguridad para la ceremonia. Normalmente, ofrecerán estos elementos de forma gratuita a los miembros de su organización. Si no disponen de estos objetos, determina cómo conseguir por tus propios medios lo que deseas o necesitas.

Establece un presupuesto para el evento. Si no hay fondos, piensa en maneras de obtener las donaciones que se precisen para que la ceremonia tenga lugar tal y como ha sido planeada.

Si se precisará decoración, decide cómo será. Ten siempre en cuenta tanto el plan original como el de contingencia. Ponlos en funcionamiento al menos una hora antes de que comience el acto.

Si procede, haz los preparativos para el refrigerio y para los artículos de papel. Si no, asegúrate de que, como mínimo, haya agua disponible para los oradores que van a intervenir en el programa.

Dispón los asientos que se van a situar tanto dentro como fuera. Si no es factible que haya uno para cada persona debido a la cantidad de público asistente o a las circunstancias del lugar donde se celebra el evento, arréglalo todo para que haya asientos para los participantes y demás dignatarios. Determina si habrá sitios asignados. Si es así, haz un gráfico de los asientos para que todos los que tomen parte en la ceremonia sepan dónde se sentarán estas personalidades.

Organiza la instalación de una carpa si es preciso. Asegúrate de que está montada y lista para ser utilizada unas cuantas horas antes de la hora prevista para el comienzo del evento.

De ser necesario, planifica todo lo relacionado con el sistema de sonido. Procura que esté montado y que haya sido probado antes del momento previsto para el comienzo de la ceremonia.

Si se van a necesitar contenedores de basura, haz los preparativos pertinentes. Cerciórate de que estén situados en un lugar discreto antes del comienzo del acto.

Haz etiquetas identificativas para todos los dignatarios que asistan al evento con el fin de que puedan ser fácilmente reconocibles. Organízalo todo para que alguien les dé la bienvenida a su llegada y los acompañe a sus respectivos asientos.

Marca con cuerdas o banderas el lugar donde se va a cavar con el fin de que la gente sepa a qué sitio en concreto debe dirigirse. Si es un sitio donde hay barro, haz que se tienda una lona de plástico en el camino para que los zapatos de los participantes no sufran daños.

Cerciórate de que todos los que van a cavar lleven puesto un casco de seguridad. Ten en cuenta que si la ceremonia tiene lugar dentro de una zona de seguridad todos los participantes deberán llevar puesto el casco.

Comprueba que todos los participantes estén en el lugar asignado para ellos antes de que la ceremonia comience. Asegúrate de que conozcan sus parámetros y la cantidad de tiempo de que disponen para hablar.

Pide orden a los participantes antes de comenzar la ceremonia. Da la bienvenida a todo el mundo y presenta al primer orador cuando sea el momento de empezar. Informa sobre ciertas necesidades logísticas (por ejemplo, dónde se encuentran los aseos o la zona de refrigerio).

Toma fotografías del evento si lo consideras necesario. Otra opción es acordar con los medios de prensa que te proporcionen copias de las fotos que ellos tomen.

Mantén el ritmo del programa desde el comienzo del acto hasta la conclusión del mismo. Si es necesario, intervén y habla de forma extemporánea para seguir con el programa o para cubrir a un participante que no haya podido asistir.

Cuida la limpieza tras la conclusión del evento. Asegúrate de que toda la basura sea recogida y de que el lugar vuelva a estar tal y como estaba antes de comenzar el acto.