Negocios
Cómo organizar un archivo de la plantilla de empleados
Es esencial que toda pequeña empresa cuente con un departamento de Recursos Humanos que organice de manera adecuada todos los documentos de su personal de plantilla. Una de las preguntas que más me hacen como profesional de los Recursos Humanos es qué hay que incluir en el archivo de un empleado. A continuación encontrarás algunas sugerencias basadas en mis 14 años de experiencia organizando y ocupándome del mantenimiento de los archivos de la plantilla de empleados.
Elige una carpeta que se adecue al tamaño de tu empresa. Creo que lo mejor sería una carpeta con seis secciones. Separa los papeles por secciones. La segunda carpeta la usaremos para el historial médico de los empleados y normalmente son necesarias pocas secciones para esto.
Después de haber elegido la primera carpeta, la primera sección debe incluir la información personal del empleado, como la dirección actual y número de teléfono. Es una buena idea actualizar esta información anualmente. El principio del año o el plazo de matrícula abierta son buenos momentos para hacerlo. La información de contacto en caso de emergencia también debería ir aquí.
La segunda sección debe incluir la solicitud de trabajo y el historial de vida laboral. También deben ir aquí las referencias y los contratos.
La tercera sección debe incluir todos los documentos que firmaron los empleados cuando se unieron a la empresa. Lo normal es encontrar aquí formularios de formación en acoso sexual, acuerdos de confidencialidad y pólizas de seguro de los empleados.
La cuarta sección debe incluir las reclamaciones del empleado. Muchas veces es mejor mantener estos documentos separados de los demás. Cualquier respuesta a una reclamación hecha por el empleado debe ir aquí también.
La quinta sección es un buen lugar para incluir las copias de los diplomas, certificados y confirmaciones de la formación que han recibido los empleados.
Toda la información médica debe ir en la segunda carpeta y en una ubicación separada de la primera carpeta. Cualquier información relacionada con la salud del empleado debe ir aquí.