Metas y objetivos para las cuentas a pagar a los empleados

El objetivo principal del departamento de contabilidad de una empresa es agilizar todas las transacciones financieras de una manera rápida y eficiente. La función del área de cuentas a pagar dentro del departamento de contabilidad es la de ser la encargada de controlar todos los gastos de la empresa, desde realizar los pagos a los proveedores hasta reembolsar los gastos de viáticos a los empleados, entre muchas otras tareas.

Un objetivo importante para el área de las cuentas a pagar es el ingreso oportuno de las facturas. El departamento de contabilidad en la mayoría de las empresas permite que cada área establezca sus propias metas y objetivos, en congruencia con los objetivos generales del departamento. La persona que revisa el correo ingresa la fecha de recepción de la factura. La persona encargada de las cuentas a pagar también coloca los sellos con la fecha y sus iniciales en la factura cuando se procesa el pago. Estos pasos permiten revisar el tiempo que se toma desde la recepción de una factura hasta su introducción en el sistema contable. Esto proporciona al área de cuentas a pagar con un instrumento para medir sus tareas con respecto a sus objetivos.

Si bien los errores ocurren, la idea es reducirlos o eliminarlos tanto como sea posible. Reducir los errores requiere de concentración sobre el trabajo, de destreza en el tipeado y de lograr ingresar de a 10 teclas por cada ítem ingresado. También consiste en verificar el trabajo luego de haberlo ingresado en el sistema contable y de efectuar las correcciones necesarias de inmediato. Si revisas el trabajo ingresado en el sistema comparándolo con el informe previo una vez que lo hayas completado, esto te permitirá corregir y detectar los errores de inmediato.

Aunque la verificación del plazo de entrega no siempre está bajo el control de cuentas a pagar, lo que si está bajo su control es el tiempo que se tarda en enviar los cheques por correo una vez que se reciben las facturas. En la mayoría de las empresas, los cheques de las cuentas a pagar se imprimen como mínimo una vez a la semana. Cumplir o superar las metas y los objetivos requiere de llenar los sobres con los cheques apenas se reciben las facturas y de enviarlos por correo tan pronto como sea posible. Las fechas de envío se deben anotar en los comprobantes de facturación o en las copias de las facturas que se deben archivar.

Las tareas del área de cuentas a pagar incluyen respaldar a todas las áreas y funciones contables. Las metas y los objetivos de esta área implican no sólo el ingreso oportuno y eficaz de los gastos y la impresión de cheques, sino también proporcionar el respaldo a otras áreas contables si es necesario. Esto puede incluir realizar la liquidación de las órdenes de compra, ingresar el presupuesto en el sistema, organizar los archivos y demás. Cuentas a pagar también puede revisar los informes y realizar una doble verificación de las contabilizaciones para identificar si existen errores o si se necesitan hacer correcciones.