La mejor manera de seguir el inventario con modo PEPS

Uno de los procesos más sensibles de la contabilidad es la valoración del inventario. Cuando una empresa fija un sistema de inventarios va más allá de la sola valoración contable, pues también marca incidencia en la gestión y el seguimiento.

Sistemas de valoración y gestión de inventarios como PEPS o UEPS, también conocidos como FIFO y LIFO, inciden directa e indirectamente en: la valoración del inventario final e inicial, el costo de las mercancías vendidas, el ingreso bruto, también repercute en el ingreso gravable y va más allá, las fechas de los artículos existentes en almacén, movimientos en el bodegaje, su ubicación en estantería, el seguimiento y control, los riesgos de caducidad u obsolescencia.

Todo lo anterior debería ser previsto cuando la gerencia de una empresa debe elegir entre UEPS o PEPS

Un seguimiento de inventario preciso es esencial para fines contables y operativos y el método de seguimiento de inventario PEPS, o FIFO por sus iniciales en inglés First In First Out, es quizás el más usado.

PEPS significa "Primero en Entrar, Primero en Salir", lo cual alude a que el primer lote que llega es el primer inventario que sale del almacén para procesarse o venderse. La mejor manera de seguir el inventario PEPS es con un sistema computarizado de inventarios que puede ser un módulo de un software contable, o en los casos más simples para empresas pequeñas a través de una hoja de cálculo en Excel.

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PEPS o FIFO. Primero en entrar primero en salir, es un método de valoración y gestión de inventarios que se fundamenta en el principio de lo primero en ingresar es lo primero en procesar o vender.

De acuerdo con uslegal.com PEPS es un método de valoración y gestión de inventarios que se fundamenta en que la mercancía debe procesarse o venderse en el mismo orden cronológico en que se compran, suponiendo una “técnica de procesamiento de colas” o comportamiento “primera orden primer servicio.”

Inflowinventory.com nos explica que en un ambiente sin inflación no habría diferencia entre usar un PEPS o UEPS. El alza general y progresiva de los precios hace que las empresas que usen UEPS o LIFO tengan un costo mayor y por tanto reporten menos ganancias que si usaran PEPS.

Si visitáramos el almacén de una empresa que usa PEPS y presenciáramos un despacho, nos daríamos cuenta que el trabajador se dirigirá a los estantes y retirará las mercancías más antiguas. Más allá de las implicaciones contables FIFO permite un control más eficiente de las existencias evitando riesgos de pérdidas de propiedades, caducidad u obsolescencias.

Contablemente y ante los efectos de la inflación, PEPS da por resultado una valoración del inventario final más alta, que resta a la compras y al inventario inicial, resultando en un costo de los bienes vendidos menor y reporta con ello mayor ingreso bruto y por ende mayor ingreso gravable.

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Para comprender el manejo o seguimiento de un inventario a través del PEPS debemos conocer sus componentes apoyándonos en la ecuación para el cálculo del costo de los bienes vendidos.

La ecuación es: Inventario inicial + Compras netas - Costo de bienes vendidos = Inventario final.

El método PEPS requiere que el primer inventario que entre en el sistema sea el primer producto en ser vendido. Debes utilizar una hoja de cálculo de Excel o algún módulo de un software contable para realizar un seguimiento a esta información.

Por lo general, se crean cuatro columnas con los siguientes títulos: Inventario Inicial, Compras Netas, Costo de los Bienes Vendidos y el Inventario Final.

La manera ideal de comenzar el seguimiento de inventario es introduciendo la cantidad de tu inventario inicial para el período específico de su elección en la columna apropiada "Inventario Inicial".

Cada fila debe representar un período de tiempo, por ejemplo un día, semana o mes. Si tu inventario inicial de la semana es de USD 200 por el valor de 20 ítems, introduce ese valor en la primera columna, primera fila. Luego puedes introducir el importe del inventario inicial para el próximo período de la segunda fila debajo.

Compras netas es la cantidad de compras que hiciste en el período correspondiente, a fin de reponer tu inventario. Por ejemplo, si compraste USD 50 en suministros para la primera semana, tienes que escribir esa cifra en la columna "compras netas".

Para calcular el costo de la primera unidad que fue vendida, necesitas identificar el precio del primer inventario ingresado en el tiempo valorado. Por ejemplo, si el primer artículo se vendió a USD 5 puedes utilizar este valor, aunque las demás unidades fueran vendidas a un precio más alto o más bajo en el período. Debido a que PEPS nos dice que el primer precio es el que se utiliza para la valoración.

Este valor se multiplica por el número de unidades que se vendieron. Si se vendieron 20 artículos, el costo de las mercancías vendidas sería de USD 100 (USD 5 x 20 unidades).

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Calcular el inventario final es el último paso que se debe hacer para completar la estrategia de seguimiento del inventario para el período.

Por ejemplo, si el inventario inicial es de USD 200, las compras netas son de USD 50 y el costo de las mercancías vendidas es de USD 100, el cálculo sería: USD 200 + USD 50 – USD 100 = $ 150.

El monto del inventario final sería de USD 150. Cada uno de los montos de inventario final se realiza a partir de cada lapso de tiempo y equivaldrá al inventario inicial para el siguiente período.

Los cálculos se pueden continuar utilizando el software de hojas de cálculo. Podrías considerar usar fórmulas automáticas que calculen los valores por ti cuando ingreses las cantidades, para que no tengas que calcular manualmente cada vez.