¿Cuáles son las tres limitaciones del sistema de control interno?

Las empresas establecen controles internos para proporcionar un camino claro hacia la rentabilidad y cumplimiento de la misión, que permite a la gestión hacer frente a un entorno económico que cambia rápidamente, aumentar la eficiencia y reducir la pérdida de activos. Pero el diseño y la implementación de los controles no es una tarea sencilla y ningún sistema será perfecto, debido a las limitaciones inherentes que no siempre pueden ser previstos o eliminados.

De acuerdo con un documento publicado por la Oficina de Auditoría Interna en la Universidad Estatal de Kansas, los controles internos son las medidas adoptadas por una organización para diversos fines, tales como la protección de sus recursos contra el despilfarro, el fraude e ineficiencia, la garantía de exactitud y fiabilidad en los datos contables y de operación; asegurar el cumplimiento de las políticas de la organización y evaluar el nivel de rendimiento en sus unidades organizativas. También ayudan a garantizar que la organización cumpla con las leyes y reglamentos, evitando el daño a su reputación y otras consecuencias.

El control interno normalmente sirve de guía a los tipos previstos de transacciones, en lugar de las transacciones inesperadas, que es donde viene el error humano, causado por descuido, distracción, falta de comprensión de las instrucciones o errores de juicio. Por ejemplo, un empleado puede escatimar involuntariamente un cliente o fallar en la cuenta de la cantidad de inventario recibido de un proveedor, explican Carl Warren, James Reeve y Jonathan Ducháč en el libro, "Contabilidad financiera y de gestión".

Para aplicar correctamente los controles internos, las empresas deben separar de manera efectiva las funciones del personal. Con un pequeño equipo, las organizaciones pueden tener que establecer controles de compensación para evitar la fatiga, los malentendidos, errores humanos y el estrés. Las vacaciones promueven la capacitación cruzada para enseñar roles y ayuda a los empleados a evitar la fatiga. Los métodos más innovadores incluyen controles sobre el terreno de las diversas operaciones o sucesos y los informes de gestión de la agencia sobre las medidas operativas específicas.

El costo de la implementación de un control no debe exceder el beneficio del control, por lo que los gerentes necesitan analizar los costos de la implementación de controles e identificar las consecuencias. Por ejemplo, un banco puede que desee encontrar una manera de reducir el robo de identidad y compra un paquete de software y contrata empleados como parte de un control interno para combatirlo. Si los gastos exceden las pérdidas por robo de identidad, es un control interno no efectivo.