Cómo llevar a cabo una auditoría del departamento de compras

El departamento de compras en la mayoría de las organizaciones es vital porque representa un gran porcentaje del total de gastos de toda la organización y porque mantiene a esta última suministrada con los bienes y servicios que necesita para operar. El costo de las ineficiencias y/o procesos fallidos puede ser muy alto, ya que impactará a toda la organización. Además, la función de las compras puede ser especialmente vulnerable a fraudes, ya que implica gastos en efectivo. Las auditorías operacionales del departamento de compras pueden ayudar a eliminar los desperdicios, la ineficiencia y el fraude, lo que añade valor a los resultados de la organización.

Adopta un enfoque de evaluación de riesgos para las funciones del departamento de compras en lugar de intentar auditar todas las funciones anualmente. Identifica las funciones del departamento y evalúa los riesgos asociados con cada una. Usar una evaluación de riesgos es crucial porque coloca los limitados recursos internos de la auditoría en las áreas donde son más necesitados.

Evalúa la estructura del control interno del departamento de compras. Usa el marco integrado COSO para la evaluación. Este modelo te ayudará a poner los controles en perspectiva y te ayudará a relacionar los controles específicos con las actividades específicas del negocio.

Realiza pruebas de esos controles en relación a las actividades de alto riesgo que están siendo auditadas. Obtén o prepara mapas de proceso para los controles que están siendo probados y realiza una profundización de cada uno de estos controles para verificar cómo funcionan. Selecciona una muestra de datos de las actividades de negocios que están siendo auditadas y haz pruebas de conformidad con los controles relacionados.

Analiza los resultados de la prueba de controles para identificar cualquier debilidad o falla de control. La gerencia tiene que ser consciente de este tipo de situaciones para que se puedan tomar medidas correctivas tan pronto como sea posible.

Lleva a cabo pruebas sustanciales de los datos detallados para las actividades del negocio que están siendo auditadas. Estas pruebas tienen que incluir procedimientos analíticos, además de examinar las fuentes de la documentación. Ya que el fraude en los pagos en efectivo dentro de los departamentos de compras es una gran preocupación, los auditores tienen que buscar indicadores de fraude y/o anomalías en los datos como parte de los procedimientos analíticos.

Lleva a cabo una conferencia de salida con los gerentes del departamento de compras. Proporciona una lista de resultados y problemas que tienen que ser resueltos y recomendaciones sobre cómo resolverlos. Si se encuentra fraude, tiene que ser reportado a la gerencia superior por fuera del departamento de compras. Proporciona a los gerentes del departamento una oportunidad de presentar alguna información adicional y/o evidencia que pueda modificar los resultados de la auditoría y para proporcionar un plan de acción correctivo para resolver los resultados y problemas.

Escribe el reporte de la auditoría al nivel apropiado de la gerencia y/o al concejo de directores. Incluye el plan de acción correctivo de los gerentes del departamento de compras.