Cómo llenar una hoja de contabilidad

La contabilidad es una herramienta imprescindible para todo tipo de empresas, grandes o pequeñas. A través del registro de las cuentas, podrás saber con certeza qué vendes, cuánto gastas en compras y qué pagos innecesarios podrían estar llevándote a tener fugas de capital.

Así que, si quieres participar activamente en el análisis financiero de tu compañía -o llevar la contabilidad por ti mismo- necesitas aprender a manejar el libro de contabilidad y a llenar una hoja contable básica con las operaciones diarias.

¡No te preocupes! Esta tarea es más sencilla de lo que parece y podrás hacerla apropiadamente siguiendo tan solo un par de pasos.

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El formato de las hojas contables cambia dependiendo del tipo de libro que desees llevar. Cada hoja está dividida con columnas y filas que deberás rellenar con ciertos datos:

• Las hojas del libro mayor tienen 5 columnas en las que se vacía la información de cada transacción de la cuenta: fecha, detalles, debe, haber y el saldo
• El libro diario también tiene hojas contables con 2 columnas esenciales (debe y haber) además de las casillas para anotar la fecha de la operación o venta, referencias y detalles
• Las hojas de trabajo suelen tener 12 columnas. En las cuatro primeras, se vacía la información del balance de comprobación; la quinta y la sexta columna contendrá los asientos contables y las cuatro columnas restantes sirven para anotar los saldos de las cuentas, pérdidas y ganancias

Si deseas más información sobre los diferentes libros contables, cuáles son sus funciones y su obligatoriedad, puedes revisar los boletines del Instituto Mexicano de Contadores Públicos o animarte a leer la revista de Contaduría Pública en línea.

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La forma más sencilla de aprender a llevar un libro de contabilidad es practicando. Las hojas de contabilidad básica se dividen en pasivos -que son las cantidades de dinero que la empresa debe- y créditos, es decir, los ingresos. La mayoría de los formatos denominan a estas dos columnas “debe” y “haber”:

• En “debe” se registran las transacciones que representan ingresos; y
• En “haber”, las transacciones que representan pagos o deudas

Una vez que sabes qué significa cada columna, es hora de comenzar a rellenar la hoja contable.

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#1 Estudia la hoja de contabilidad simple

Abre el libro de contabilidad que has adquirido y observa bien cómo se divide. Las hojas de contabilidad básica detallan cinco datos: fecha, transacción, haber, debe y balance o saldo.

#2 Introduce el balance inicial

Antes de empezar a vaciar la información diaria de las operaciones de la empresa en el libro de contabilidad, necesitas realizar el balance inicial de la compañía que no es otra cosa que el saldo de la cuenta al inicio del mes.

#3 Registra las operaciones

Organiza cada operación por fecha. Puedes ayudarte de las facturas para hacerlo. Una vez que tengas toda la información debidamente ordenada, escribe la primera transacción en el libro contable.

1. Comienza introduciendo el nombre de la cuenta
2. Sigue rellenando la hoja con la fecha del pago o venta  
3. Escribe una descripción detallada que identifique la operación
4. Anota en la columna correspondiente la cifra de la transacción
5. Recalcula el balance para seguir con el próximo asiento

Veámoslo en un ejemplo:

Supongamos que comienzas el mes con 20.000 pesos mexicanos en la cuenta de caja y que tu primera transacción es el pago del plan de tu proveedor de Internet que hiciste el 3 de mayo de 2019 por 1.000 pesos en efectivo. Tendrás que reflejar la misma transacción en dos hojas. Una en la cuenta de CAJA o EFECTIVO y la otra en la hoja contable de CUENTAS POR PAGAR.

Utiliza Microsoft Excel o una hoja de Google Sheets para hacer un libro de contabilidad electrónico. Así, podrás corregir cualquier error con más facilidad. Además, las fórmulas harán los cálculos de forma automática disminuyendo el margen de error Recomendaciones:

• Los libros de contabilidad se llevan periódicamente. Es importante que vacíes la información de las transacciones día a día y que lo organices por períodos de tiempo. (Mes, año, etc)
• Aprende cómo llevar un libro mayor para que puedas tener una visión general de cada cuenta afectada