Cómo hacer un libro mayor de cuentas

Conocer cómo llevar y analizar las cuentas de tu empresa es un elemento imprescindible para tener una lectura correcta sobre sus operaciones y rentabilidad. De hecho, esto puede convertirse en la principal herramienta para la toma de decisiones empresariales.

Hay dos formas de registrar las transacciones que un negocio hace en el transcurso del tiempo. La primera de ellas es el libro diario en el que deberás anotar cada operación que tu compañía realiza en el día a día. Y la segunda forma es el libro mayor, que no es más que el instrumento que recoge las mismas operaciones que están descritas en el libro diario, pero por cuentas individuales.

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El libro mayor es un documento que se usa en contabilidad para llevar las operaciones de una empresa o negocio por cuentas contables, es decir, banco, proveedores, caja, entre otras.

Para hacer un libro mayor, solo necesitarás tener tu libro diario al día y traspasar esa información agrupándola por cuentas.

La importancia del libro mayor contable radica en su utilidad. A través de él, podrás:

• Evaluar la evolución de la empresa en el tiempo
• Saber cómo se divide el patrimonio de la compañía  
• Conocer cuál es la circulación interna de sus activos
• Reconocer si tu empresa es, mayormente, deudora o acreedora  
• Informarte sobre los abonos y cargas realizadas en tus operaciones
• Ordenar los datos sobre el patrimonio de la empresa y sus obligaciones
• Controlar los abonos y cargos descritos en el libro diario con mayor facilidad

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Según el Código Civil y el Código de Comercio argentino, el libro mayor no es uno de los libros contables obligatorios. Sin embargo, es sumamente útil para las empresas, ya que pueden utilizarlo en sus análisis financieros. Con el registro cronológico de cada cuenta, podrás notar cuáles son los errores o desaciertos que están influyendo en tu compañía y tomar medidas correctivas para sanearlos.

Conocer la estructura del libro mayor te servirá para rellenarlo de forma adecuada, más aún si no cuentas con un programa contable. Cada página del libro mayor se divide en dos casillas -que corresponden al nombre de la cuenta y su número- y una tabla con seis columnas: fecha del asiento, detalle, número del asiento, debe, haber y saldo.

Puedes adquirir un libro mayor contable en una librería especializada o por Internet si deseas llevarlo a mano, pero, si te gustaría hacerlo electrónicamente, basta con que uses las herramientas tecnológicas que tienes a la mano, como hacer un libro mayor en Excel o instalar un software contable.

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Los asientos que se transcriben en el libro mayor contable pueden hacerse a través de distintas formas. El método de la “T” o cuentas “T” es el más utilizado por las empresas, aunque algunos prefieren la técnica de las fichas. Cualquiera de ellas te dará el mismo resultado, así que elige la que te haga sentir más cómodo.

Este es el primer paso para comenzar a llenar tu libro mayor. Denomina la cuenta contable según sea un activo, acción, gasto, ingreso o pasivo. Por ejemplo, la cuenta de banco o la cuenta de suministros son activos.

Toma en consideración que deberás anotar cada cuenta en una página aparte.

Todas las cuentas contables que se traspasen al libro mayor deben estar numeradas. Recuerda que el libro tiene muchas páginas, así que el número hará que sea mucho más fácil encontrarla. Por ejemplo, puedes comenzar con el número uno asignándolo a la cuenta de efectivo.

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Identifica las operaciones realizadas en efectivo -o en la cuenta que elijas- que estén descritas en tu libro diario y comienza a traspasarlas al libro mayor.

• Anota primero la fecha de la operación
• Sigue con el cargo o descripción que figure en ese asiento contable
• Coloca el número de folio del libro diario donde está descrita esa operación
• Escribe los importes de cargos en la columna “debe” y los importes de abono en la columna “haber”

Las operaciones pueden ser de cualquier tipo, desde una compra de mercancía en efectivo por $3.000 hasta una entrada de $300 por el pago en efectivo de un producto vendido.

Para obtener el saldo de la cuenta, deberás sumar todas las cifras que escribiste en la columna “debe” y hacer lo mismo con la del “haber”. Si el debe es mayor, entonces el saldo de esa cuenta es deudor. Si el haber es mayor, será acreedor, y si es cero, el saldo es nulo o neutro.