Cómo usar un libro mayor de contabilidad

Toda empresa debe llevar al día sus libros de contabilidad, en los cuales se debe registrar las operaciones que son ejecutadas en un período de tiempo determinado. Algunos de ellos son obligatorios y otros pueden ser utilizados de forma voluntaria. Entre los libros que llevan las empresas se encuentra el libro mayor de contabilidad, donde se recoge la información de diferentes cuentas contables.

El libro mayor de contabilidad es el que recoge todas las operaciones que se han registrado en las distintas cuentas de manera cronológica. Muestra la misma información del libro diario, aunque de una manera más concreta.

El libro mayor no es obligatorio para las empresas, sin embargo, su uso es muy recomendable ya que permite llevar un control exacto del saldo de las cuentas.

Cada cuenta contable tendrá su libro mayor en el que debe aparecer la siguiente información:

• Fecha de los asientos contables,
• Concepto,
• Debe de los asientos contables,
• Haber de los asientos contables,
• Saldo.

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Con las nuevas herramientas y software de contabilidad que existen en el mercado, la mayoría de los procesos de contabilidad están automatizados y los libros de contabilidad se generan directamente. Sin embargo, si lo deseamos también se puede llevar el libro mayor de contabilidad de forma tradicional.

El libro mayor puede llevarse de dos formas diferentes:

1) En forma de cuenta T: con este método los datos deben ser incluidos en una tabla de dos columnas. En la parte de la izquierda se registran las anotaciones del Debe y en la parte de la derecha se incluyen las anotaciones del Haber.

2) En una tabla con 5 columnas: este es el método que más se utiliza actualmente. En cada una de las 5 columnas se debe registrar la fecha del movimiento contable, el concepto, las cantidades del Debe, las cantidades del Haber y el saldo (la diferencia que existe entre el Debe y el Haber)

El libro mayor suele dividirse en varias hojas para que cada una de ellas recoja la información correspondiente a una sola cuenta contable. Allí se incluirán los movimientos que afectan a esa cuenta. Por ejemplo, una cuenta se utilizará para los movimientos de “cuentas por cobrar” otra para la cuenta de “Bancos” y así sucesivamente.

La información que se incluye en el libro mayor es recogida de los movimientos del libro diario en sus respectivas columnas. Es decir, si en el libro diario se registró un movimiento en la columna del Debe, se apuntará también en la columna del Debe en el libro mayor.

Ejemplo: Si la empresa realiza una venta por 500USD se debería reflejar los siguientes movimientos:

1) En el libro diario:

En la columna del Debe 500USD (Caja) y en la columna del Haber 500USD (ventas)

2) En el libro mayor de contabilidad:

En la hoja correspondiente a la cuenta de Caja se debe registrar un movimiento en la columna del Debe por 500USD.

En la hoja correspondiente a la cuenta de Ventas se debe registrar un movimiento en la columna del Haber por 500USD.

La información registrada en el libro mayor será de gran utilizad para elaborar el balance general de la empresa. Solo será necesario calcular el saldo total de cada una de las cuentas para, posteriormente, incluirlos en el balance general.

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Los libros que las empresas deben llevar de forma obligatoria son:

Libro diario: en este libro se deben registrar todos los movimientos relacionados con las operaciones diarias de la empresa para, posteriormente, pasarlas al libro mayor (Opcional) y utilizarlas en la elaboración de los estados contables al final del ejercicio contable de la empresa.

Libro de inventarios y Cuentas anuales: se abre con el inventario inicial de la empresa y luego se registra su evolución trimestralmente, balances de sumas y saldos, el inventario final y los informes contables, conocidos como “cuentas anuales”.

Las cuentas anuales incluyen: el Balance de situación, el Estado de ganancias y pérdidas, Estado de cambios en el Patrimonio neto, Memoria del ejercicio y estado de flujos de efectivo.

A parte de los libros contables obligatorios, las empresas deben llevar otros libros que facilitan la gestión de contabilidad como es el caso del libro mayor que, si bien no es obligatorio todas las empresas deberían llevarlo para facilitar las actividades del departamento de contabilidad.

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