¿Por qué es importante la planificación de proyectos?

La programación de proyectos es importante, ya que es una parte integral del proceso de planificación del proyecto. Un proyecto no puede funcionar sin un plan de proyecto. La programación establece los plazos, la entrega y la disponibilidad de los recursos del proyecto, ya se trate de personal, inventario o capital. Por esta razón, cualquier proyecto sin un calendario es uno condenado a encontrar problemas en el camino.

En relación con la gestión del proyecto, un programa del proyecto se define por la Empresa Boldt como "un horario en el que a las actividades del [proyecto] se les asigna una duración y son secuenciadas en un orden lógico". Cada actividad consistirá en una combinación de tareas, así como los recursos y el presupuesto necesarios para realizar las tareas. Los gerentes de proyecto deben definir estratégicamente cada actividad para asegurar que el proyecto se mueva suavemente y lógicamente con retrasos mínimos y paros laborales.

Aunque la programación de proyectos no es un proceso exacto, al no tener un programa se garantiza que un proyecto fracasará. El cronograma se utiliza para estimar qué recursos se necesitan y en qué momento y durante cuánto tiempo. Es una sección esencial del plan de proyecto, ya que ofrece una guía sobre cómo progresará el proyecto.

El ingrediente clave en el proceso de programación y planificación del proyecto es la experiencia. Por ejemplo, requiere la estimación del tiempo necesario para completar una tarea específica antes de pasar a la siguiente. La estimación de esta duración requiere la entrada de una persona que tenga experiencia en la realización de cada tarea. De hecho, de acuerdo con la Administración-Hub.com, la profundidad de "experiencia" alimentando cada tarea en el calendario determinará si el horario es real o si es una lista de deseos. Por esta razón, las contribuciones experimentadas deben alimentar el proceso de programación. Esta contribución con experiencia puede provenir de talento interno o de consultores externos.

Al crear un programa del proyecto, muchos profesionales de la industria utilizan un diagrama de Gantt. Según lo declarado por GanttChart.com, este diagrama es "una representación gráfica de la duración de las tareas contra la progresión del tiempo". Los gestores y planificadores de proyectos pueden utilizar el gráfico para planificar y graficar las tareas del proyecto a cualquier nivel de detalle que elijan.

Varias herramientas de software que no se encuentran en los estantes tienen los diagramas de Gantt integrados, incluyendo Microsoft Project, el cual está diseñado para proyectos integrales corporativos a gran escala, y Microsoft Excel, que puede ser usado para proyectos pequeños o a nivel inmediato.