¿Cuál es la importancia de PowerPoint en los negocios?

Desde su aparición a mediados de los años 80, el programa PowerPoint de Microsoft se ha convertido en una herramienta trascendental para presentar datos e información; a la hora de presentar informes de negocios ante juntas de ejecutivos o comités técnicos, nada mejor que éste.

El sitio Newhorizons.com nos comenta que su uso tan difundido, y aún vigente, se debe a la facilidad y alto grado intuitivo con que se pueden elegir algunas de sus funciones básicas para diseñar presentaciones simples en cuestión de minutos.

Cualquier persona con formación elemental habrá hecho uso de él al menos una vez, en el ámbito académico, y otros lo usan como herramienta cotidiana en su quehacer laboral.

Un informe de negocios es un recurso clave en cualquier organización, independientemente de su actividad o tamaño; este documento formal requiere rapidez, simplicidad y transparencia.

Veremos algunas características de PowerPoint que lo han convertido en un instrumento por excelencia a la hora de presentar informes de negocios.

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PowerPoint es una de las herramientas desarrolladas por Microsoft para los sistemas operativos Windows y Mac, especializado para el diseño y presentación de diapositivas.

Se trata de un software especialmente diseñado para la presentación de texto esquematizado, diapositivas, imágenes, incluso archivos de audio y video, de una forma mucho más práctica que la que ofrece el procesador de textos Word o las hojas de cálculo de Excel.

De hecho, los usuarios familiarizados con otros productos de Microsoft, como Word y Excel, encontrarán muchas similitudes en los menús, barras de herramientas y botones de PowerPoint.

Es muy común que las organizaciones hagan empleo de este programa para presentar versiones electrónicas en forma de diapositivas de los informes y cálculos originalmente desarrollados en Excel o Word.

La forma en que se puede esquematizar la información y los datos en PowerPoint lo convierte en un instrumento especial para la presentación de informes o resultados, razón por la cual, desde principios de siglo XXI ha sido la herramienta más usada en salas de juntas, centros de convenciones, conferencias web y en oficinas ejecutivas en todo el mundo.

Aún y cuando en los años recientes han salido a la luz herramientas para presentaciones que proyectan ser un tanto más sofisticadas en diseño, la simplicidad de PowerPoint hace que a más de 30 años de su invención aún este vigente en ámbitos académicos y empresariales.

De acuerdo con usuarios, la simplicidad y practicidad hacen de PowerPoint la herramienta ideal para presentar informes de gestión, resultados de investigaciones de mercado, presentaciones de nuevos productos, entre otros datos de negocios.

Da a las empresas un control completo sobre cómo mostrar datos e información en sus diapositivas, incluyendo la posibilidad de añadir logotipos, colores corporativos, imágenes de fondo y otros recursos alusivos a su cultura organizacional.

En términos generales PowerPoint permite:

• Diseñar diapositivas personalizadas o hacer uso de formatos prediseñados
• La introducción de texto y su variación en tamaño y colores ajustándolos a las necesidades del usuario
• Un uso versátil de imágenes y esquemas para mejor comprensión del tema
• La posibilidad de importar gráficos y tablas desde otras herramientas como Excel o Word
• Añadir material audiovisual
• Insertar animaciones al contenido con el propósito de llamar la atención o hacer énfasis
• Crear hipervínculos e interactuar con formatos de otras plataformas

Todos estos atributos la hacen una herramienta ideal para que los negocios hagan eco de sus resultados e informes.

Son millones las empresas que alojan material en formato PPT o pptx (PowerPoint) en su sitio web, que envían presentaciones a sus clientes o que colocan material instruccional en su intranet corporativa.

Las empresas pueden crear una variedad de materiales específicos con este programa, incluyendo capacitación de los empleados, guías de ayuda al cliente, folletos de ventas y materiales de marketing, además de anuncios de nuevos productos.

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Hay una serie de breves pautas que debes tomar en cuenta para elaborar presentaciones en PowerPoint de porte corporativo:

• Las empresas deben tener cuidado de no usarlo como una ‘muleta’ o como un simple lector cargado de texto, pues para ello se dispone de Microsoft Word
• Trata de no recargar demasiado la diapositiva y emplea la “regla del 6x7”. Esto es, no más de seis líneas por diapositiva y menos de siete palabras por línea
• Limítate al uso de colores corporativos y el empleo de fuentes que vayan a tono con el formato de la diapositiva y en contraste con el fondo; de lo contrario, se dificultará la lectura en caso de una proyección
• No se debe presentar una diapositiva en la pantalla durante mucho tiempo; del lado opuesto, no debes presentar más de seis láminas por minuto, ya que puedes abrumar a la audiencia con demasiada información en muy corto tiempo
• Evita hacer uso de los sonidos como las campanas, sonidos de animales o silbidos de las animaciones de PowerPoint sólo porque están disponibles. Eso resta seriedad a la presentación.
• Debes limitar las animaciones de diapositivas que hacen que los textos o imágenes estén girando, brincando, volando, disolviéndose o eliminándose por completo; con ello solo conseguirás distraer a la audiencia, a menos que éste sea tu fin

Con un uso disciplinado de esta herramienta se puede impactar hasta el más duro de los directorios corporativos. Recuerda, usa Word para transcribir documentos, Excel para realizar cálculos y PowerPoint para presentarlos.

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