Importancia de las políticas y procedimientos

Las pequeñas empresas suelen pasar por alto la creación de políticas y procedimientos. Esta simple tarea tiene la capacidad de ahorrar tiempo y dinero en una variedad de maneras.

Las empresas deben establecer políticas y procedimientos y comprometerse a imprimirlas antes de contratar al primer empleado. Las políticas, definidas simplemente como reglas en cuanto a cómo la empresa y sus representantes deben manejar situaciones específicas y procedimientos, es decir, instrucciones sobre cómo llevar a cabo determinadas tareas, son cruciales para todas las empresas, independientemente de su tamaño.

El establecimiento de políticas y procedimientos de la empresa proporciona varios beneficios. La empresa está en condiciones de operar con mayor coherencia, tanto en su funcionamiento interno como externo. La moral de la empresa generalmente aumenta, porque las directrices están disponibles en cómo realizar una tarea. Al establecer políticas y procedimientos también se pueden eludir ciertas cuestiones jurídicas.

Los manuales de políticas y procedimientos de una empresa deben estar en conformidad con las leyes locales, estatales y federales, así como conscientes del uso de Internet. Los libros tienen que parecer profesionales, un financiero puede solicitar una copia de las políticas y procedimientos de una empresa para examinarlas.

El manual de procedimientos describe claramente los procesos, tales como la forma de introducir una factura en el sistema, procesos con los que el nuevo empleado aún no está familiarizado. Describe los procedimientos específicamente. Esto puede parecer muy simplista el escritor que está familiarizado con las tareas a mano, pero para los novatos, una explicación precisa del procedimiento puede ser muy valiosa.

Este manual debe contener las políticas de la empresa sobre el empleo, la divulgación, la competencia, el servicio al cliente, compras, etcétera. Al escribir un manual de políticas, ten en cuenta si el propietario no pudo ser localizado, lo que tendría un empleado que saber para realizar sus tareas asignadas.

Este será la primera comunicación oficial que la empresa tiene con un nuevo empleado. Como un manual de políticas y procedimientos abreviados, define las normas de comportamiento y describe lo que sucederá cuando no se respetan las normas. El manual debe incluir las políticas y procedimientos de los empleados de la compañía para pedir solicitudes de licencia y similares. La gerencia encontrará que se trata de una herramienta de empoderamiento en caso de que tenga que disciplinar a un empleado.