Importancia de la planeación en recursos humanos

El departamento de recursos humanos, o RRHH, tal vez sea el más importante dentro de una compañía. Es el único departamento que afecta a cada uno de los empleados, desde el más modesto hasta el ejecutivo más alto, y es responsable de administrar el recurso que casi siempre es el que implica el mayor costo: los empleados.

Como dice Workforce.com: "Una estrategia integral de recursos humanos desempeña una función crucial en el logro de los objetivos estratégicos generales de una organización".

Un departamento de RRHH bien organizado y con experiencia en la planeación puede hacer que una compañía sea mucho más productiva y redituable. También puede hacer una gran diferencia en la moral de los trabajadores si éstos saben que las decisiones que afectan su trabajo se toman con base en un análisis proactivo y bien pensado en vez de ser reacciones de último minuto.

Una empresa pequeña que puede salir adelante con nueve empleados, pero tiene 10, está desperdiciando el 10 por ciento de sus costos de personal, recursos que podrían aprovecharse mejor en otra parte. Aunque esto podría significar un costo de US $30.000 para una empresa pequeña, si se sigue el modelo del 10 por ciento, lo que puede significar millones de dólares en pérdidas en una compañía de gran tamaño. Por el contrario, tener poco personal sobrecargado de funciones puede causar una grave acumulación de estrés por las dificultades que tienen los empleados para terminar el trabajo.

Las situaciones cambian, al igual que las necesidades de recursos humanos. Realizar pronósticos a largo plazo permite a la compañía hacer planes tácticos para satisfacer dichas necesidades. Por ejemplo, una expansión de la compañía a tres años puede generar la necesidad de contratar a 300 empleados más. Si la comunidad donde se encuentra la empresa no tiene la demografía adecuada para satisfacer esta necesidad, esos nuevos empleados deberán contratarse en otras poblaciones, lo que aumentará los gastos y requerirá más tiempo.

Para los negocios estacionales, cada seis meses hay una gran diferencia en la cantidad del personal que necesita. Esto puede convertirse en un problema recurrente si el departamento de RRHH no es responsable al hacer la planeación.

Algunas compañías programan más de un turno de trabajo, aunque los niveles de ocupación del personal sean diferentes entre un turno y otro. Es en este tipo de planeación cuando los departamentos de producción y de recursos humanos tienen que trabajar juntos. Si está programado un gran aumento de pedidos de productos de la compañía en 60 días, la necesidad de pagar horas extras puede ser muy clara para producción, pero no para recursos humanos, que podría considerar que ese tiempo debe destinarse a vacaciones.

El departamento de recursos humanos planea el reemplazo de trabajadores por pérdidas de personal de acuerdo con los recursos de personal disponibles en la comunidad, cómo llegar de mejor manera a dichos recursos y lo que necesita dicho personal en materia de salario y prestaciones para convertirse en parte de la compañía.

La forma de entrevistar y seleccionar a las nuevas contrataciones es, en el mejor de los casos, una ciencia inexacta. Nunca se sabe hasta semanas, o quizá meses después, si alguien funciona bien para la compañía. Pero mientras mejor planee el departamento de recursos humanos con base en las necesidades de la compañía, mejores son los resultados. La comunicación constante entre la gerencia, el departamento de recursos humanos y los demás departamentos crea un ambiente donde la planeación es parte de las actividades de todos los días dentro del proceso de contratación.

El departamento de recursos humanos puede estar fuertemente involucrado en el proceso de capacitación de los empleados. No puede realizarse una capacitación efectiva sin un plan que detalle los conocimientos que necesitan impartirse, quién será el entrenador y cómo se realizará el entrenamiento. El departamento de RRHH que asegure empleados bien capacitados y competentes crea una gran diferencia en la productividad, confiabilidad y seguridad de los empleados.