Importancia de la gestión de compras y suministros

Si vas a una tienda departamental y si observas las etiquetas de los electrodomésticos o aparatos de tecnología, lo más probable es que digan “Hecho en China” o “Hecho en PRC”. Sigues paseando por la tienda y encuentras en la línea blanca a etiqueta “Ensamblado en México”... Lo mismo pasará con otros productos: el café llegará de Sudamérica, la ropa de Pakistán y los muebles tipo puff, de la India. Todo ello es posible gracias a una óptima y globalizada gestión de compras y suministros.

En los negocios de tamaño mediano y en las empresas grandes, los profesionales responsables de compras generalmente se encargan de la gestión de materias primas, suministros directos e indirectos, así como de los servicios, sus consecución, seguimiento y su cierre vía gestión de órdenes de compra, la logística y el manejo de materiales.

La gestión de compras esta íntimamente vinculada con la administración de la cadena de suministros y comprende la negociación de contratos necesarios para apoyar la producción de una compañía de bienes o servicios.

El Instituto de Gestión de Suministros (o Institute for Supply Management) que opera desde hace más de 100 años en Temple Arizona, brinda recursos, consejos y herramientas para los profesionales de esta área. También ofrece programas de certificación y capacitación, destacando y difundiendo la importancia de una efectiva gestión de compras y suministros para una organización.

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No hay muchas definiciones formales de gestión de compras como reseña conspecte.com. Las definiciones de expertos aluden más a la compra estratégica y se refieren al “conjunto de actividades de planificación, gestión, evaluación y medidas correctivas para guiar el proceso de compras, tanto a nivel estratégico como operativo, hacia oportunidades consistentes con los objetivos de la empresa”.

La gestión de compras y suministros dentro de la empresa es un elemento tanto estratégico como operativo, que busca el abastecimiento de todos los insumos de la mano de los mejores proveedores, en cantidades idóneas bajo criterios de calidad y economía de costos.

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Una adecuada gestión de compras y suministros garantiza los mejores insumos para los procesos de una empresa, buscando siempre los mejores tratos y alianzas con los proveedores más convenientes, procurando ahorros y una gestión de contratos eficaz para todos los elementos de la cadena de suministros. Veamos la importancia de la gestión de compras a mayor detalle.

La efectiva gestión de la cadena de suministros depende de la disponibilidad, volumen de compras, costo de productos y clases de materiales.

Los materiales sujetos a escasez e inestabilidad de precios suponen más problemas para los profesionales de compras. Incluso las más pequeñas reducciones en costos de los materiales directos puede impactar en el presupuesto operativo total de una compañía, aumentando sus márgenes de ganancia.

Hace 15 años, los autores adscritos a la Universidad de Ohio Amelia Carr y John Pearson, publicaron su investigación titulada “El impacto de la compra y la participación del proveedor en los resultados del negocio” (en su idioma original: “The impact of purchasing and supplier involvement and its impact on firm’s performance__”) a través de la cual, analizaron la logística de unas 175 empresas y encontraron que la gestión de compras y suministros, bajo un enfoque estratégico, tiene un impacto en el desempeño financiero y los logros de los objetivos integrales de la empresa.

Es decir, que el personal de la cadena de compras y suministros debe negociar en forma efectiva para obtener materiales de alta calidad al más bajo costo, con el consecuente impacto en los resultados económicos.

El departamento de compras adquiere los artículos y servicios para su reventa, para consumo en el negocio o su transformación en productos y servicios.

Dirigir la compra normalmente involucra crear contratos a largo plazo entre el comprador y el proveedor, más allá de un interés o juicio personal por un objetivo corporativo o institucional. La compra directa e indirecta implica transacciones asociadas con adquisiciones repetitivas usadas para el correcto funcionamiento del negocio.

Definiendo los estándares y requisitos para los materiales, analizando el valor y perfeccionando la logística y distribución de los mismos, los profesionales de la cadena de suministros se aseguran éxitos a largo plazo en el funcionamiento integral del negocio.

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Estar al frente de la gestión de compras a nivel operativo en una compañía normalmente significa proveer el continuo flujo de materiales y servicios requeridos para la producción. Comprando de manera competitiva a diversos proveedores, los profesionales de compras obtienen la cantidad justa de artículos y servicios de calidad al mejor precio y sin contratiempos.

Negociar de modo persuasivo ayuda a maximizar la inversión y crea alianzas de trabajo lucrativas con los proveedores. Analizando y auditando los procesos de compras y el uso de los materiales, los encargados de compras trabajan con sus proveedores para evitar duplicaciones, errores y derroche.

Evaluar y certificar a los proveedores, garantiza que todas las compras cumplen de manera regular con las pautas establecidas.

Los encargados de la gestión de compras y suministros cumplen el fundamental e importante rol de negociar los mejores tratos. Los profesionales de compras eficaces deben saber qué están comprando, cómo se usarán esos productos y los factores que afectan los controles de calidad, la logística, manejo, disposición, la entrega y los costos asociados.

También deben analizar y discutir el servicio y el soporte. Un estudio detallado y una comunicación constructiva beneficia a ambas compañías, contribuye a crear una asociación productiva y a largo plazo entre la empresa y sus proveedores.