Cómo identificar debilidades de control interno

Al realizar cualquier tipo de negocio, sus grupos de interés, gerentes y clientes esperan eficiencia, fiabilidad y seguridad. Esto es especialmente cierto en las transacciones financieras. El control interno asegura que todos los procesos de negocio o de organización cumplan con estas exigencias. Sin embargo, es importante identificar los puntos débiles en la configuración de tu control interno. Hay varios medios para detectar estas deficiencias y hay información para ayudarte. La Comisión de Valores e Intercambio, por ejemplo, ha publicado directrices para el seguimiento de los controles internos.

Cataloga todos tus procedimientos de control interno. Esto incluirá la documentación de las transacciones financieras, diseño y prueba de productos, procedimientos y auditoría interna de compras. Debes saber exactamente con lo que estás tratando antes de inspeccionar los procedimientos. Trata de identificar las partes de la empresa u organización que puedan estar en más riesgo que otras. También evalúa el diseño de los controles. En general, abarca la documentación, organización, separación de funciones, retroalimentación y formación.

Lleva a cabo una evaluación de riesgos para todos tus procedimientos de control. Identifica las fallas más probables dentro de tu empresa u organización. Una evaluación de riesgos por lo general toma la forma de una tabla. Cada nuevo riesgo se coloca en una fila. Para examinar el riesgo, añade un número de columnas que indiquen lo que podría salir mal, por qué, quién está a cargo de ese proceso en particular, quién lo inspeccionó, soluciones y cuándo la persona responsable tomó medidas.

Lleva a cabo una auditoría interna. Esto incluye los inventarios de acciones y activos, la reconciliación de efectivo y cuentas por pagar. La reconciliación de efectivo significa la cantidad de dinero en efectivo en propiedad de la empresa es correcta cuando se compara con los ingresos y los gastos. Audita las cuentas por pagar mediante la comprobación de todos los pagos que se van de la empresa o a persona correcta. Estos deben estar apoyados contra todos los estados financieros, internos (departamento de cuentas) y externos (los bancos).

Educa al personal sobre los procesos de control interno y métodos modernos. Los controles internos, al igual que muchos otros aspectos del negocio, evolucionan constantemente. Notifica a tus empleados de cualquier cambio y mantenlos bien entrenados. La falta de conocimiento y formación es una razón clave de fallas de control interno. Pon a prueba los conocimientos de los trabajadores y mantén sesiones de revisión durante el entrenamiento del personal.

Controla tu personal de control interno. La evaluación de riesgos se crea generalmente por los que realizan el control interno. El seguimiento o la realización de inspecciones externas permite a un tercero identificar las posibles debilidades que la persona o equipo ha perdido. Estos pueden variar desde el proceso mismo hasta la supervisión de quienes la controlan. Una empresa de auditoría externa por lo general lleva a cabo dichas inspecciones. La mayoría de las empresas tienen relaciones con auditores externos de confianza.

Examina los comentarios de los clientes y las partes interesadas. ¿Hay quejas más comunes? ¿Hubo incumplimientos de control interno? Por ejemplo, si un número de clientes reportan la misma falla del producto, como por ejemplo un botón defectuoso, puedes trabajar en los procedimientos de tu compañía para encontrar el problema. Esto normalmente significa revisar, en orden inverso, entrega, montaje, fabricación, pruebas y diseño.

Mira informes departamentales. ¿Hay áreas de la empresa que han empeorado o no están mejorando como se esperaba? Tales problemas pueden ser debido a otros factores, pero también puede ser señal de algún tipo de fallo de control interno. Cada departamento es capaz de controlar y supervisar lo que hace, pero los informes de los departamentos deben ser unidos para que reflejen el negocio como un todo. Examina si cada departamento tiene un mecanismo lo suficientemente fuerte como para que tu personal reporte las deficiencias de control.