Cómo hacer una hoja de trabajo de contabilidad

La hoja de trabajo de contabilidad, es una herramienta de carácter contable que se usa como un borrador o esbozo del trabajo de un contador público o técnico en contabilidad.

La hoja de trabajo de contabilidad, permite al usuario o interesado, observar el detalle y ajuste de los saldos de las cuentas objeto de registro, los débitos o cargos y créditos o abonos, así como cualquier partida que genere algún error.

La hoja de trabajo, facilita la elaboración de los estados financieros y sirve como una guía rápida y segura para realizar los asientos y ajustes, así como su verificación. Es muy utilizada para el proceso previo al cierre de los libros. Es un papel de trabajo importante pues de ella derivan los estados financieros.

Una hoja de trabajo permite el ordenamiento o sistematización de las cifras. No es un documento para uso externo o publicación, es más bien, un papel de trabajo que se elabora en la mayoría de los casos a lápiz o en apoyo de una hoja de cálculo de Microsoft Excel, donde se borra, se actualiza y se hacen correcciones mientras se desarrolla.

No dejes de leer: ¿Cómo preparar un libro mayor general en una hoja de Microsoft Excel?

Una hoja de trabajo de contabilidad, como papel de trabajo tiene un diseño muy sencillo consiste básicamente en un encabezamiento y unas doce o más columnas.

El encabezamiento lleva el título expreso “Hoja de Trabajo”, los datos o nombre de la empresa y el período contable que la hoja de trabajo cubre.

En segundo lugar aparecen las columnas que cubren información como: Columna del código de cuenta, columna de los títulos de las cuentas o partidas contables y unos seis pares de columnas adicionales de mayor anchura que reúnen datos de:

• El balance de comprobación con las columnas de movimientos y saldos.
• Los ajustes con sus cargos y abonos
• El saldo o balance de comprobación ajustado
• El estado de resultados para las cuentas temporales
• El balance general para las cuentas permanentes
• El folio o clave en el libro mayor.

Te puede interesar: Diferencias entre el balance de comprobación al cierre y el balance de comprobación ajustado.

El llenado de una hoja de trabajo, es un proceso que se torna sencillo con la práctica.

La información en las columnas de hoja de trabajo de contabilidad, se inicia con los nombres de todas las cuentas que una empresa tiene, los saldos se ajustan si es necesario, y todas las cuentas temporales se cierran.

Una hoja de trabajo de contabilidad, se realiza en un libro de contabilidad de mínimo 12 columnas de forma manual en papel o en una hoja de cálculo de Excel. La hoja de trabajo es el insumo directo que deriva en los estados financieros.

Llena la primera columna del libro con todas las cuentas que la empresa tiene. Las cuentas van en orden: activos, pasivos, capital que son las cuentas permanentes, las que dan paso a los ingresos y gastos, que corresponden a las cuentas temporales.

El saldo de cada cuenta, lo que representa el balance de comprobación, aparece en las dos columnas siguientes. Los débitos van a la izquierda, los créditos a la derecha.

El saldo de cada cuenta se coloca en las columnas adecuadas de débito o crédito en la hoja. Los totales son calculados para los débitos y créditos y ambas cantidades se colocan en la parte inferior de la hoja. La suma de los débitos debe ser igual a la de los créditos.

Realiza los asientos de posibles ajustes, en las siguientes dos columnas. Los asientos de ajuste son las entradas realizadas para ajustar ciertas cuentas al final de un período por saldos erróneos en las partidas u otros ajustes necesarios.

La cuenta de “Suministros” puede ser un ejemplo. Un empleado revisa los suministros y materiales de oficina en existencia al final del período y se registran US$100 a la izquierda en los suministros, pero la cuenta de los suministros muestra la cantidad de US$150.

Un asiento de ajuste va a ser necesario para modificar la cifra que refleje la cantidad real y exacta de los consumibles y materiales de oficina.

Una entrada se registra con cargo a gastos de suministros por US$50 y abono en la cuenta suministros por US$50. Se realizan los asientos de ajuste y los totales de las columnas de débito y de crédito se calculan y se colocan en la parte inferior de la página.

Actualiza las cantidades del balance de comprobación, restando la cuenta con los asientos de ajuste a las mismas. Estas nuevas cantidades se colocan en las dos columnas siguientes correspondientes al balance de comprobación ajustado.

Rellena las otras cuatro columnas que representan el balance de situación y las cuentas de resultados.

Todos los activos, pasivos y saldos de patrimonio neto se traspasan a las columnas del balance. Todos los ingresos y los saldos de las cuentas de gastos se transfieren a las columnas del estado de resultados.

Llena las dos últimas columnas con el saldo después del ajuste final. Todos los saldos del balance y las columnas del estado de resultados se transfieren a las dos últimas columnas, que representan el balance de comprobación posterior al cierre.

Las cuentas temporales se saldan y las cuentas permanentes representarán la base, con la cual la empresa comienza su libro el próximo año.

Un excelente recurso como guía para la elaboración de hojas de trabajo, balances de comprobación, estados financieros, análisis de partidas y estados financieros lo puedes encontrar en el sitio principlesofaccounting.com del Dr. PhD. Larry Walther, profesor y Jefe de la Escuela de Contabilidad de la Universidad de Estado de Utah, EEUU. Toda un referente en el campo y reconocido por la Federación de Colegios de Contadores de la unión americana.