Herramientas para el presupuesto de gestión de proyectos

El presupuesto de proyectos es una función de gestión de capital de los negocios. Los administradores crean los presupuestos para asegurar que los proyectos tienen una hoja de ruta financiera a través del desarrollo del proyecto. Los presupuestos pueden tardar varias semanas en completarse, dependiendo del tamaño del proyecto. Las empresas también deben decidir cuál será la técnica presupuestaria o la herramienta que mejor funcione para calcular las necesidades financieras del proyecto. Las técnicas más comunes incluyen el presupuesto de la técnica análoga, el método descendente (de arriba hacia abajo), el método ascendente (de abajo hacia arriba) y la estimación paramétrica. Cada herramienta del presupuesto tiene diferentes ventajas para el proceso de gestión de proyectos.

La herramienta de presupuesto análogo utiliza los costos reales de un proyecto previo para estimar el presupuesto para un proyecto en curso. Este método puede ser utilizado para múltiples proyectos, siempre y cuando sean de naturaleza similar. Empresas con proyectos repetidos que tienen las mismas metas y objetivos por lo general pueden utilizar la herramienta de presupuesto análogo con éxito decente. El presupuesto análogo es también menos costoso que otras herramientas o métodos presupuestarios. Lamentablemente, las compañías con diversos proyectos pueden encontrar el método análogo como de menor precisión y poca fiabilidad para estimar costos.

El método descendente observa el presupuesto total del proyecto y estima los costos para cada proceso en el proyecto. Este método se centra en cada actividad necesaria para completar el proyecto o el número de salidas del proyecto al estimar los costos. Las empresas pueden utilizar una cantidad fija en dólares para el presupuesto del proyecto y destinar una parte de esta cantidad a cada proceso en el presupuesto. Los gerentes pueden decidir reducir las actividades si el presupuesto no puede cubrir el costo de todas las actividades del proyecto.

La herramienta del presupuesto ascendente utiliza los costos de todos los recursos económicos o de los insumos utilizados en un proyecto para determinar el presupuesto total del proyecto. Este método es de presupuesto variable, ya que el costo de los insumos pueden variar dependiendo de la disponibilidad o calidad de los mismos. Las empresas también pueden utilizar el gestor operativo o emplear asesoramiento en la planificación de presupuestos de los proyectos bajo esta modalidad. Estas personas suelen tener una buena comprensión de los insumos y los métodos de producción utilizados para la realización de proyectos diversos.

La estimación paramétrica de presupuestos usa cálculos matemáticos estandarizados para determinar los costos de un presupuesto de proyecto. Esta herramienta de presupuesto puede basarse en las informaciones de contabilidad de costos, tales como las herramientas de costos de procesos o los métodos de distribución de costos que se atribuyen los costos empresariales de bienes y servicios. Esta información es utilizada en el presupuesto paramétrico tomando la información de costos específicos y multiplicándolo por el número de procesos o actividades utilizados para completar los proyectos. Esta información de contabilidad de costos también puede ser personalizada o re-calculada para el presupuesto del proyecto específico entre manos.