Herramientas para el mapeo de procesos

La presión para mejorar los resultados lleva, al menos, a juguetear con los límites (subir los precios, reducir los gastos generales) o, peor, a tomar decisiones precipitadas. Para afectar radicalmente el rendimiento de tu empresa, mejora el proceso que sigue tu empresa para crear sus productos o servicios. La mejor manera de mejorar el proceso es hacer un mapa. Piensa en un mapa de procesos como un plano de tu negocio, en particular la forma en que tu organización mueve un producto o servicio a través de su sistema.

Un proceso fija el límite máximo de rendimiento individual o de equipo. Con frecuencia; sin embargo, las organizaciones no documentan el proceso, para ver dónde podría estar un procedimiento estándar para la empresa, o medirse con fines de referencia, o analizar para encontrar áreas de mejora. Un mapa de procesos permite alcanzar estos objetivos mediante la creación de una imagen que alienta nuevas ideas sobre cómo se hacen las cosas, mostrando dónde están los puntos de influencia: dónde tienen los cambios el mayor impacto global en el proceso total. Las características específicas varían según la época del mapa de procesos, pero esas cajas y flechas te permiten visualizar todo lo que implica un proceso: la cantidad de pasos que se necesitan para desarrollar un producto, desde la materia prima a la mercancía terminada, así como quién realiza cada paso, qué tipo de las actividades se realizan, cuáles son los recursos que utilizan y el tiempo que tardan.

Un mapa de procesos documenta un proceso y comunica gráficamente cómo funciona tu negocio. Como tal, proporciona varias ventajas específicas: puede mostrar cómo se puede purgar el desperdicio de recursos, ya que podría descubrir áreas donde se puede agregar valor a tu producto o servicio, se asegura de que todos los involucrados en el sistema entiendan todo el proceso, registra un diagrama para los futuros empleados a seguir, y establece un punto de referencia para medir la efectividad de los cambios realizados en el proceso, incluyendo maneras de volver sobre tus pasos para el procedimiento original si es necesario.

Un proceso del mapeo básico une los procesos centrales básicos de la empresa a nivel de departamento o de toda la empresa. Este mapa de procesos de "alto nivel" por lo general toma el esquema de "SIPOC" (por sus nombres en inglés): proveedores, insumos, procesos, productos, clientes. Un mapa de bajo nivel representa subprocesos, a este nivel, estás delineando rutinas o tareas dentro de los departamentos para dar cuerpo a lo que sucede dentro de la secuencia general.

Un proceso específico común es cómo consigue realizarse la obra. Dos herramientas de mapa de procesos para registrar el flujo de trabajo son diagramas espagueti y carriles. Los diagramas espagueti trazan cómo un producto se mueve a través de sus pasos en tu empresa. Literalmente observa y rastrea cómo una parte o producto transita a través de tu empresa, desde el almacenamiento o depósito de repuestos a ensamble y envío final. Esto te permite mostrar con qué frecuencia un producto vuelve sobre los pasos o se mueve demasiado lejos para ser producido, y representa el primer paso para eliminar el exceso de movimiento. Para el mapeo de despliegue funcional o carriles de nado, divide una página en secciones horizontales, con cada sección que represente un departamento o función diferente. Las flechas muestran a continuación, no sólo lo que cada departamento lleva a cabo dentro de su propio carril, sino la forma en que interactúan entre sí.

Otro proceso clave para mapear es cómo tu empresa crea o mantiene el valor de sus productos o servicios. Los mapas de valor siguen donde el producto pasa su tiempo a través de las diferentes etapas del proceso. Responde cuando se producen cuellos de botella para optimizar la cantidad de tiempo necesario para producir tus productos o servicios. Los mapas de flujo de valor funcionan de manera similar, pero se centran en que el producto en sí cambia, en que la empresa añade valor al producto en lugar de mantenerlo en un patrón de espera (ya sea añadiendo o cambiando, almacenamiento o transporte).