Habilidades de una secretaria ejecutiva

Los ejecutivos ocupados necesitan una secretaria competente para ayudarles a mantenerse organizados y ocuparse de las cosas cuando no están. La secretaria ejecutiva a menudo es responsable de manejar la oficina y asegurarse de que el ejecutivo tenga todo lo que necesita para funcionar a toda su capacidad. Necesitarás de experiencia previa como secretaria, y la mayoría de las empresas preferirán que tengas un título universitario. Además, es benéfico si tu título se relaciona al sector de la compañía.

Una secretaria ejecutiva debe poseer fuertes habilidades de comunicación para funcionar. La mayoría de las obligaciones de este puesto requieren de la habilidad de comunicarse efectivamente con el jefe al igual que con otros ejecutivos dentro y fuera de la compañía. A menudo serás el primer punto de contacto cuando alguien intente conectarse con tu jefe, y debes tener buenos modales y buenas habilidades de servicio al cliente. Tu jefe podría pedir que catalogues todas las llamadas que merecen ser atendidas al igual que una buena cantidad de su correspondencia.

Debes ser hábil con el uso del equipo de oficina como las fotocopiadoras, fax, aparatos de transcripción y computadoras personales. Muchas de las responsabilidades de las secretarias ejecutivas se hacen en la computadora, por lo que debes ser competente para el uso de ciertos programas de computación, dependiendo de tus necesidades y las del ejecutivo. Por ejemplo, serás responsable de mantener la agenda de tu jefe y organizar viajes. Además, tu trabajo puede requerir que elabores ciertos reportes, mantengas una base de datos y realices búsquedas en línea, y todas estas tareas requieren habilidades técnicas y el uso de una computadora.

Como secretaria ejecutiva serás responsable de administrar ciertos aspectos de la oficina. Podrías ser responsable de agendar conferencias telefónicas y reuniones para tu jefe. Necesitarás mantener los horarios de la sala de juntas y reunir el material necesario para los asistentes. Podrías también ser responsable de administrar las relaciones con proveedores exteriores con los cuales trabaja la compañía regularmente.

Las secretarias ejecutivas a menudo manejan a otras personas de la oficina. Si existen recepcionistas u otras secretarias tú podrías ser su supervisor inmediato, por lo que debes tener la habilidad de entrenar y dirigir sus cargas de trabajo. En consecuencia, necesitarás buenas habilidades para realizar varias funciones a la vez mientras realizas tu trabajo y te mantienes al tanto del trabajo de otros.