¿Qué es un gravamen en contabilidad?

En contabilidad, especialmente en contabilidad gubernamental, es muy usado el término gravamen o gravámenes para referirse a una restricción, ya sea en el uso de fondos o de una propiedad.

Una organización, especialmente en una entidad del gobierno, por ética e imposición legal requiere estimar exactamente cómo se van a gastar sus fondos durante todo el año. Esto ayuda en el proceso de elaboración de presupuestos y hace que la organización sea más transparente para el público.

Dado que las organizaciones gubernamentales son públicas y operan en gran medida con el dinero que contribuyentes aportan, estimar el uso preciso de las partidas es particularmente importante. Allí aplica un gravamen.

Los gravámenes aseguran los gastos que la entidad espera incurrir durante todo el año. Según accountingtools.com, el empleo de gravámenes en contabilidad gubernamental es una medida para anclar el presupuesto de una entidad gubernamental, una limitación para no ampliar fácilmente su financiación.

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Según la UC Riverside o Universidad de California, un gravamen es una denominación dada a una reserva de fondos con un fin en específico. Por ejemplo, cuando se procesa una requisición, los fondos se provisionan para esa transacción en particular.

Estos fondos gravados, ya no están disponibles para su uso en otras transacciones, no serán incluidos en el saldo de fondos reales porque aún no se ha generado un pago o no se ha causado el gasto y los fondos no han salido físicamente de la entidad.

El propósito y el principal beneficio de la práctica de gravámenes en contabilidad es evitar el gasto excesivo de los presupuestos asignados.

Más allá de la contabilidad gubernamental, un gravamen también aplica a la limitación de derechos de disposición de una propiedad. En éste contexto, un gravamen es un reclamo contra la propiedad del bien.

No es posible transferir una propiedad gravada sin el consentimiento de quien impuso el gravamen, por lo que el propietario se verá obligado a liquidar dicho reclamo.

En compañías también puede darse el uso de gravámenes. Un gravamen será una retención de fondos bajo la promesa de pagar una determinada cantidad de dinero en un plazo futuro, a cambio de un bien o servicio que otra persona o entidad va a ofrecer.

El uso de gravámenes permite asignar fondos donde más se necesitan. Un gravamen permite a la organización registrar la previsión de una futura transacción.

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Las obligaciones contractuales, tales como un compromiso de compra u orden de compra, son ejemplos de transacciones que se traducirán en un gravamen.

Otros ejemplos son los impuestos por pagar y compromisos de nómina. Cada una de estas transacciones es imputable a una cuenta en particular, como la nómina, los impuestos o las materias primas.

Bizfluent.com, ejemplifica el uso del gravamen en un caso muy común. Es la situación donde el Consejo de un Ayuntamiento aprueba gastar unos USD 25,000 para la reparación de aceras y brocales para un sector de la ciudad.

Colocar el dinero en una cuenta de gravamen le dice al personal del ayuntamiento que el dinero está comprometido con el proyecto de acera y no se puede gastar en nada más.

Otras razones para registrar un gravamen son:

• La emisión de una orden de compra.
• La firma de un contrato para un fin específico.
• Asegurar el dinero para el pago de impuestos.
• Reservar suficiente efectivo para hacer la nómina.
• El pago de cualquier pasivo contingente. 

Para registrar un gravamen, el contador debe debitar la cuenta "gravámenes" y acreditar la cuenta "reservadas para los gravámenes" con la cantidad que la organización estima pagará en el futuro.

Un débito aumenta una cuenta de activo y disminuye una cuenta de pasivo, mientras que un crédito es lo contrario. La persona que registra la transacción también incluirá información sobre el propósito del gravamen. La hoja de balance reporta los gravámenes al cierre del ejercicio.

Una vez que la organización recibe el bien o servicio, a partir del cual se dispuso un gravamen, entonces se le pagará al proveedor, eliminando así la contingencia para el pago.

La organización elimina el gravamen de los libros y registra el gasto con la cantidad exacta que pagó.

Para suprimir el gravamen, el contador utiliza una entrada inversa, acreditando "gravámenes" y cargando "reservadas para gravámenes". Entonces la persona registra un débito de los gastos y un crédito en efectivo o en una cuenta por pagar.