Gastos de venta vs. gastos administrativos

Existen ocasiones en las que es recomendable separar los gastos de venta de los gastos administrativos, porque aun cuando algunas empresas engloban este tipo de gastos, los mismos son diferentes, y para efectos de contabilidad conviene llevar su control de manera separada.

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Como su nombre lo sugiere son los costos vinculados con las ventas de tu negocio, lo cual incluiría el pago de salario a tu personal de ventas, ejecutivos de publicidad, traslados por motivos de esas ventas, es decir, todo aquello que se invierte en producir una venta, excluyendo los gastos financieros, los impuestos sobre las ganancias y los generados por estudios y análisis previos.

En cierta medida son incrementables al ser directamente atribuibles a la venta de activos de la empresa, y en los que la misma no habría incurrido si no se hubiera producido la venta. Por consiguiente, el dinero invertido en traer la materia prima con la que elaboraste el producto que vendiste no puedes considerarlo un gasto de venta.

Una característica de este tipo de gastos es que suelen ser costos variables para la empresa, por cuanto pueden implicar comisiones por ventas y en la medida que las ventas varían naturalmente estos gastos también variarán.

A diferencia de los gastos de ventas, el dinero invertido para pagar a los empleados de oficina, así como el alquiler del local o el consumo de agua, electricidad, entre otros servicios, además del material de oficina, se constituyen en gastos asociados al funcionamiento administrativo. Tal como se puede suponer este tipo de gastos suelen ser fijos, porque en el caso de los servicios públicos este consumo puede variar pero se ubica dentro de un rango, por lo que pueden considerarse costos fijos.

En otras palabras, se trata de los gastos en los que incurre una empresa y que no están directamente vinculados a la fabricación, la producción o las ventas, sino a la organización en su conjunto en lugar de un departamento individual.

Estos gastos son fundamentales para el funcionamiento de la organización, pues basta imaginar que pasaría si no pagaras el alquiler de tu local comercial, tus consumos eléctricos o a tu secretaria; sin embargo, como no necesariamente estos gastos se traducen en ganancia deben realizarse con precaución, siempre buscando un equilibrio.

Esta diferencia entre los gastos de ventas y los gastos de tipo administrativo implica que deben manejarse por separado, puesto que un aumento en los mismos genera una respuesta diferente. Por ejemplo, si aumentaron tus gastos por concepto de ventas esto no debería generarte mucha alarma porque esto puede implicar simplemente que se produjo una mayor cantidad de unidades vendidas y por ende cancelaste una mayor comisión a tus vendedores. En cambio, si tus gastos en el área administrativa subieron bruscamente, esto puede significar que pierdes dinero y que debes alcanzar un punto de equilibrio, por lo que debes optar por tomar medidas que te ayuden a reducir estos gastos, y generalmente este tipo de acciones que genera el aumento en el gasto administrativo no son muy agradables que digamos, los mismos van desde la reducción del consumo de servicios hasta despido de personal.

En este particular, si en tu empresa llevas la contabilidad de estos gastos por separado tendrás la ventaja de que si se produce un aumento en los mismos podrás notar si dicho incremento proviene de los costos fijos o los costos variables. Si el aumento corresponde a costos variables como comisiones por ventas puedes estar tranquilo porque esto refleja un crecimiento en las ventas, lo que a su vez indica que estos gastos serán amortizados por las ganancias. Además se trata de un gasto temporal, por lo que verás que el mismo disminuirá cuando bajen las ventas.

En cambio, si los costos fijos aumentan, por ejemplo, la agencia inmobiliaria aumentó el canon de arrendamiento del local que ocupas, como se trata de un gasto que se mantendrá hasta que firmes un nuevo contrato y lo más seguro es que no se reduzca, tendrás que realizar alguna medida que permita reducir o trasladar su impacto.

La relación de contabilidad que involucra ambos gastos aunque tiende a tratarse por separado es conveniente que sea analizada en conjunto, pues hay que estar atento a malas señales como un descenso en los gastos de ventas y paralelamente un aumento en los gastos de tipo administrativo, porque esto puede significar un aumento en el desperdicio y en la rentabilidad del negocio, lo que podría llevar en el caso de una empresa que se cotice en la bolsa a que las acciones se desplomen.

De modo que estas señales, comparando ambos gastos, llevarán a la alta gerencia a tomar medidas antes de que las acciones de la empresa se devalúen. Asimismo, si se comparan estos valores y se nota en el histórico que se trata de una tendencia propia del área de negocio que ocupa la empresa, es posible advertir que se trata de una situación temporal y que no hay porque alarmarse. Un ejemplo sería una empresa dedicada a la pesca de atún que durante la temporada de huracanes se dedica a hacerle mantenimiento a las embarcaciones.

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