¿Los gastos de salarios van al balance?

Los empleados son parte integral de las operaciones diarias de una empresa, y los gastos en salarios pueden ser uno de los costos más importantes en los que se incurra. Los gastos en salarios pueden tomar la forma de salarios por hora, por pieza o mensuales. A menudo, todos estos pagos se agrupan bajo la categoría "Salarios" o "gastos por salarios". Es esencial comprender cómo se reportan estos gastos en los reportes financieros para evitar errores en estas importantes herramientas de negocios.

Conocer las distintas clasificaciones de cuentas usadas por las empresas es esencial para comprender cómo se reportan las transacciones en los reportes financieros. Los cinco principales tipos de cuentas utilizadas en contabilidad son activos, pasivos, patrimonio neto de dueños o de accionistas, gastos e ingresos. Los activos son recursos que pertenecen a la compañía, como la caja o inventarios. El pasivo representa obligaciones debidas por la empresa, como impuestos a pagar o notas a pagar. El patrimonio neto es la parte que el dueño o los accionistas pueden reclamar luego de deducir los pasivos y activos. Los gastos son las cifras pagadas para hacer negocios, como los gastos por renta o salarios. Los ingresos son el dinero que la empresa recibe, como las ventas o el ingreso por interés financiero.

La hoja de balance y el cuadro de resultados son dos de los reportes financieros más frecuentemente usados. La hoja del balance te da una fotografía de dónde está financieramente parada la empresa en un momento dado. Ésta muestra tus activos, tus pasivos y tu patrimonio neto. Los activos totales se muestran en la hoja de balance y siempre deben ser iguales a la suma de pasivos y patrimonio neto. El cuadro de resultados registra los ingresos y gastos de la empresa en un periodo establecido. El ingreso neto es la última línea del cuadro de resultados , luego de restar todos los gastos de los ingresos.

Como los pagos de salarios pertenecen al las cuentas de "gastos", éstos se reportan en el cuadro de resultados y no en el balance. Este gasto es parte de los costos operativos de la empresa y se restan de los ingresos para determinar el ingreso neto. Por ejemplo, si tienes cinco empleados que ganan cada uno US$600 cada semana, debes debitar "gastos por salarios" y acreditar "caja" por US$3.000 cada vez que les pagas. Como "caja" es un activo y se reporta en el balance, tu transacción de pago de salarios tiene un efecto sobre este reporte financiero. El pago de salarios no tiene otro efecto directo sobre el balance, aunque si debes salarios que aún no has pagado, estas cifras se clasifican como un pasivo y se reportan en el balance.

Usando el método de devengamiento de la contabilidad, los salarios adeudados son cifras que tus empleados han ganado por trabajar en un periodo dado, pero que aún no se les ha pagado. Estas cifras por lo tanto representan un pasivo para la empresa, ya que está la obligación de pagarlos. Como los salarios adeudados son pasivos, éstos se reportan en el balance. Por ejemplo, si les pagas a tus empleados una semana después de cerrar el período de liquidación y el día de pago cae luego de cerrar tu período de reporte, en el ejemplo anterior, debes acreditar una cuenta "Salarios devengados", en lugar de caja. Aún debitas el "gasto por salarios" porque la contabilidad indica que debes devengar este gasto cuando se incurre en él. Por lo tanto, tu transacción aún tiene un efecto sobre el balance, pero éste es un incremento del pasivo en lugar de una reducción de activos.