Gastos operativos vs. gastos de capital

Desde el momento en que decidimos iniciar una empresa debemos tener presentes los gastos que estarán asociados a ella. El gasto es inherente a la actividad de la organización, incluso antes de que esta sea operativa. Toda empresa debe asumir gastos regularmente, entre los más importantes podemos nombrar los gastos operativos y los gastos de capital.

Existen varias maneras de definir un gasto, desde el punto de vista contable, desde el punto de vista financiero, desde un punto de vista personal, entre otros. Además, la clasificación de los gastos es bastante amplia, existen los llamados gastos administrativos, los gastos operacionales, gastos directos, gastos indirectos, gastos discrecionales, etc.

Pero, ¿qué es un gasto? Según el consejo de normas internacionales de contabilidad (NIC) los gastos son “disminuciones en los beneficios económicos durante el período contable en forma de egreso y agotamiento de activos o ocurrencias de pasivo que resultan en disminuciones en el patrimonio, distintas a las relacionadas con distribuciones a los participantes en el capital”, por lo tanto, un gasto corresponde a una partida que implica el desembolso de dinero, la cual va a disminuir el beneficio de la empresa o aumentar su pérdida.

Hay que tener en cuenta que los conceptos de gasto y de pago son diferentes, puede que ambos no coincidan en el tiempo. El gasto se ocasiona cuando se recibe una contraprestación, mientras que el pago se origina en el momento que se desembolsa el dinero.

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Los gastos operativos son los desembolsos que realiza la empresa para el desarrollo diario de sus actividades. Estos gastos no suelen estar involucrados directamente con el proceso de producción. Los gastos operacionales se separan en: gastos de administración, gastos financieros, gastos de representación y gastos generales. Dentro de ellos se encuentran los sueldos y salarios, viajes, honorarios, comisiones, emisión de cheques, transporte, arrendamientos, pago de intereses, seguros, reparaciones y provisiones.

La subsistencia y operatividad de la empresa está ligada a los gastos operacionales, si estos son muy altos pueden ser perjudiciales y comprometer la estrategia de la compañía.

Los gastos que integran la cuenta de gastos operacionales (OPEX “Operanting expenses” en inglés) pueden variar mucho entre las empresas, dependiendo de su naturaleza y tamaño.

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Los gastos de capital corresponden al dinero que destina la compañía para adquirir activos que agregan valor a la empresa. Por lo tanto, se puede entender que los gastos de capital son inversiones. Este tipo de gastos conocidos también como CAPEX (siglas en inglés, CAPital EXpenditures) tienen como objetivo incrementar la productividad de la empresa, ya sea a través de la adquisición de activos que supongan la ampliación de la planta productiva o activos para remplazar o mejorar los existentes. Por lo dicho anteriormente, se entiende que los gastos de capital incrementan la cuenta de Activo Fijo.

Ejemplo: Cuando una empresa adquiere una fotocopiadora realiza un gasto de capital porque está adquiriendo un activo que, una vez comprado, será registrado de esta manera en el balance de la empresa. En cambio, los gastos de electricidad, papel y tóner, en los que se incurre para realizar las copias, corresponden a gastos operativos. En el balance, los gastos operativos son esencialmente pasivos, puesto que reducen el valor de la empresa.

El control de gastos de una organización es una de las tareas más importantes de los administradores. Habitualmente las compañías se centran en la administración de los gastos y buscan reducirlos en los momentos de crisis. Sin embargo, una sana administración de los gastos debe ser una tarea regular, de igual manera la reducción de los mismos, lo cual en muchos casos deriva en un mayor aprovechamiento de los recursos y por ende en el incremento de los beneficios. En muchos casos, los gastos desproporcionados dentro de una empresa indican que existe un gran desperdicio, tanto de tiempo como de recursos.

A continuación, presentamos algunos consejos o ideas útiles para el control de gastos de una empresa:

• Ofrecer premios a los trabajadores que logren el mejor aprovechamiento de los recursos.
• Realizar charlas de concientización de los empleados para evitar el derroche y mal uso de los materiales.
• Hacer seguimiento mes a mes de un presupuesto de gastos con objetivos bien definidos.

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El sistema de impuestos de los Estados Unidos trata los gastos operativos y de capital de manera diferente. Los gastos de operación son generalmente deducibles de la base gravable de la empresa en el año que los gastos son pagados. Por otra parte, los gastos de capital tienen que ser “Capitalizados” por lo que la empresa debe extender la deducción por varios años. Esto refleja la forma en la que las empresas suelen tratar los gastos de capital en su contabilidad, es decir, como un costo extendido sobre la vida útil del activo, por lo que este no se registra de una sola vez.