Gastos diferidos versus acumulados

La contabilidad, tanto dentro como fuera de Estados Unidos, se rige por el principio de causación, también conocida como contabilidad de causación, y no por la ‘contabilidad de caja’ como muchos creen.

La contabilidad de causación o principio del devengo es la contraparte a la contabilidad de caja, debido a que de acuerdo a la causación, las operaciones se contabilizan en el momento en que se reconocen o que ocurre el ‘hecho económico o comercial’, y no necesariamente en el instante en que ingresa o egresan los fondos de caja.

El sitio Nuvox.com explica en términos muy sencillos que el principio de causación se registra cuando se contabilizan las operaciones, es decir, cuando entregas o recibes el producto, prestas o recibes el servicio. Estos son hechos separados: cuando pagas y cuando recibes los fondos, momento en el cual, se realizan nuevos ‘asientos contables’.

La aplicación del principio de causación crea los asientos y cuentas con los conceptos:

• Diferido
• Prepagado
• Acumulado
• Cobrado por anticipado
• Devengado
• No devengado

Por ejemplo, hablamos de ingresos no devengados para referirse a fondos cobrados, sin que se haya prestado el servicio o entregado la mercancía, por lo que se reconocen como un pasivo; o de los gastos acumulados para referirse a gastos que ya han sido causados pero no se han honrado.

Hablemos en esta ocasión de las diferencias entre gastos diferidos y gastos acumulados.

No dejes de leer: La diferencia entre la recepción de efectivo y los ingresos

Cuando se utiliza la contabilidad de ejercicio en su negocio, se deben atender conceptos contables como diferimientos y acumulaciones de cuentas.

Ambos conceptos o tratamientos contables intentan equiparar temporalmente o mantener una correlación entre los gastos a los ingresos relacionados e informar sobre ellos en el mismo periodo.

Según la firma de abogados especializados en derecho mercantil Wolters Kluwer, diferir es retrasar o posponer un acto. Cuando se difiere un gasto, éste será imputado en el estado de resultados en un momento posterior al que correspondería hacerlo, hasta que haya concordancia con los ingresos que esa erogación causará.

Del mismo modo, los gastos acumulados difieren un pago creando una obligación hasta que exista la disponibilidad de fondos para honrar el compromiso, o simplemente cuando decida pagarse.

Si se utiliza la base contable de efectivo, o contabilidad de caja, todos los gastos se registran cuando el dinero cambia de manos, no cuando el gasto se haya incurrido, para que no haya que registrarse diferidos ni acumulados. Sin embargo, la contabilidad de causación es necesaria para reconocer derechos y obligaciones.

Te puede interesar: Tipos de registros contables

Los gastos diferidos o cargos diferidos son erogaciones importantes que ya se han pagado; no obstante, serán reconocidas contablemente como tal en un periodo futuro y se deciden diferir hasta que se tenga la realización de los ingresos por los cuales se originan.

Según se explica en Accountingcoach.com, el gasto diferido es un pago que se realizó como mínimo un año antes de que el costo o gasto se cargara contra el estado de resultados; mientras que el gasto diferido se reconoce en la hoja de balance de la empresa como un activo no corriente o de largo plazo.

Muy similar resulta el término gasto pagado por anticipado, con la diferencia que se reconoce en el balance como un derecho exigible en corto plazo, es decir, como un activo corriente.

En un trasfondo, según su naturaleza, el gasto prepagado o pagado por anticipado se diferencia del cargo diferido porque los primeros son desembolsos ordinarios propios de la operatividad diaria del negocio, mientras que los segundos son inversiones que lleva a cabo la empresa para mejorar sus ingresos futuros.

Los típicos gastos diferidos corresponden a:

• gastos por constitución o construcciones
• adecuaciones y mejoras de instalaciones
• ampliaciones
• reindustrialización
• modernización de planta e instalaciones
• proyectos de investigación y nuevos desarrollos
• planes de marketing de largo plazo

Como podemos ver, los cargos diferidos son gastos de rigor cuyo retorno pertenece a un periodo futuro. Sin diferimiento o aplazamiento, estos gastos se registran en la cuenta de pérdidas y reducirían considerablemente los ingresos netos en el periodo actual en el que aún no se perciben rendimientos o mejoras.

El diferimiento de los gastos de inversión los lleva fuera de costos ordinarios del período y crea un activo de largo plazo en el balance. Este tipo de gasto representa un activo porque el dinero ya se ha gastado y habrá un beneficio para la empresa en el futuro.

Cuando el beneficio se ha realizado, se reconoce como ingreso y se saldan los gastos diferidos y cargan contra el estado de resultados.

Los gastos acumulados son lo contrario de los gastos prepagados. Son gastos que pertenecen a la época actual y se reconocen como tal, pero todavía no se han facturado o cancelado por parte de la empresa. Otra forma de enunciarlos sería como gastos devengados.

Debido a que los ingresos relacionados se han reconocido en el periodo en curso, estos gastos también deberían causarse en el estado de resultados; sin embargo se difieren en pago por efectos financieros como inversiones temporales u otros gastos de mayor jerarquía, o porque simplemente no se disponen momentáneamente de fondos suficientes para honrarlos.

Lo que aplica es una estimación de la cantidad de los gastos, los que quedan grabados en el periodo actual. A cambio un pasivo de compensación o reconocimiento se establece en el balance que desaparecerá una vez que el gasto en efecto se ha pagado.

Ejemplos de gastos acumulados incluyen cargos contables y fiscales para el trabajo de fin de año y las utilidades, los sueldos y salarios pendientes de pago, impuestos y cualquier otra erogación ordinaria pendiente de pago.