Funciones y responsabilidades de los empleados de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son las ventas o prestaciones de algún bien o servicio que se traduce en dinero en abonos parciales; estas, junto con el efectivo, representan los activos más líquidos con los que puede contar una organización económica. En la práctica la mayoría de las veces proviene de una venta a crédito y crea un derecho para la empresa para exigir el pago de la deuda y de allí su importancia al representar dinero a corto, mediano y largo plazo.

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Cuando una empresa concede a sus clientes productos o servicios derivados de una venta a crédito mediante una cuenta abierta durante el desarrollo de las operaciones, los montos transados pasan a engrosar estas cuentas.

Esta venta a crédito que se convierte en acreencias a favor de la empresa se produce dentro de un acuerdo de financiamiento donde se estipula el pago dentro de un determinado período y los intereses devengados, por lo que a esta fecha se estima la recuperación de capital e intereses.

De acuerdo a la extensión de este período, existen dos tipos fundamentales de cuenta por cobrar, las de corto plazo y las de largo plazo. Las primeras se recuperan en un período no mayor a un año y se presentan como activo corriente en el estado de situación financiera, mientras que las de largo plazo su recuperación se produce después de un año y se presentan fuera del activo no corriente.

Las empresas para su funcionamiento necesitan liquidez en cierto momento, y las acreencias se convierten en activo líquido dentro de un determinado plazo o ciclo financiero, siendo un activo exigible por parte de la empresa, es decir, en la práctica son los derechos que tiene la empresa para obtener beneficios por los productos o servicios que le ha entregado a un cliente.

Como estas deudas son cambiantes, pues generalmente en los negocios se encuentran en constante movimiento, requieren de continuas revisiones y análisis, haciendo de los empleados de cuentas por cobrar un cargo de variadas funciones y altas responsabilidades dentro de la organización.

Estas cuentas constituyen una fracción importante dentro del capital de trabajo, formando parte del activo circulante, siendo su manejo uno de los indicadores de la salud financiera del negocio, a la vez que representan una herramienta muy valiosa dentro del proceso de maximización del valor de la organización mediante el capital de trabajo.

Una de las funciones de estos empleados es medir estas cuentas, lo cual se realiza a través del costo histórico.

Para registrar una cuenta por cobrar se toma nota de los asientos en la factura o documentos de cobro.

Es importante saber que si no se tiene certeza de recuperación de una cuenta, debe establecerse una cuenta donde se muestre el deterioro (provisión) sustrayéndose de la acreencia respectiva.

En el estado de resultado debe registrarse la causación de los intereses pendientes de cobro, lo que se reflejará además en la cuenta por cobrar por intereses.

El empleado encargado de estas cuentas tiene la responsabilidad de proporcionar la información sobre el estado de liquidez de la empresa, informando sobre la capacidad de la organización de poder cubrir sus compromisos financieros de acuerdo a la recuperación de estas cuentas; asimismo, ofrece datos sobre la rentabilidad de estas cuentas y deja ver, de acuerdo al manejo de las mismas, como ha sido el manejo de recursos dentro de la empresa.

De allí que de este empleado, y de la administración de acreencias que realice, dependerá en cierto modo el grado de liquidez que alcance la empresa, es decir, los recursos que obtendrá para su funcionamiento, porque allí radica buena parte de su capital de trabajo.

Dentro de la administración de estas cuentas el empleado debe atender fundamentalmente a las políticas de gestión y cobro, porque las mismas deben ser estar bien delimitadas y estructuradas, de manera que le garanticen a la organización la recuperación de estas cuentas para el cubrimiento de sus necesidades financieras.

Debe atender especialmente a la congruencia entre estas políticas y el pago a proveedores, pues de esta correspondencia dependerá que no se produzca un desequilibrio en el capital de trabajo. De hecho, como las ventas se estarían realizando a crédito, mientras no se produzca la recuperación de estas cuentas, el financiamiento es soportado por los proveedores o por lo accionistas a través de la inversión de capital.

Otro aspecto de la responsabilidad del empleado sobre estas políticas de gestión y cobro de estas cuentas es que si las mismas no son efectivas bajaría la rentabilidad del negocio y aumentaría el riesgo financiero, por lo que tendría un cuadro complicado con menos entrada de efectivo circulante y menor liquidez para solventar los compromisos financieros, es decir, se vería reducida su solvencia financiera y con ello su valoración crediticia ante las instituciones financieras.

De allí que sea responsabilidad de este empleado dotar a la empresa de políticas de gestión y cobro eficientemente relacionadas con la capacidad operativa, los costos, el margen de utilidad, el pago de proveedores, entre otros, teniendo precaución en que dichas políticas se ajusten a las necesidades organizacionales, es decir, que sean flexibles y variables en el tiempo.

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