Funciones generales de oficina

Cada organización establece unos determinados objetivos que guiarán su rumbo, y para lograr estos objetivos establece funciones generales a las oficinas que la conforman. Dentro de estas funciones se encuentran las de tipo administrativas y las vinculadas a dar apoyo a la gerencia y demás departamentos para alcanzar las metas organizacionales.

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Una oficina es el punto central de la organización. En ella se realiza una buena parte de las actividades relacionadas con la dirección, planificación, ejecución y control administrativo. En tal sentido, se llevan a cabo tanto funciones generales como específicas de índole administrativo.

Entre estas funciones de oficina de tipo administrativa se encuentra la recopilación de información, el análisis de registros, la distribución de información, además de tareas que sirvan de apoyo a funciones ejecutivas como la planificación, la formulación de políticas, la organización, la toma de decisiones, entre otras.

En una oficina se suelen llevar a cabo aquellas funciones relacionadas con la gestión de la información, lo cual involucra recibir, registrar, organizar, analizar y transmitir datos

De hecho, se podría decir que recibir y recopilar diferentes tipos de información y de diversas fuentes es una de las funciones de oficina más importantes porque representa el inicio de otras funciones.

Esta información que reciben y manejan proviene de dos fuentes: internas y externas. El personal que labora en ella constituye la fuente interna mientras que las externas están representadas por proveedores, clientes, bancos, gobierno, entre otros.

En estas oficinas se realiza además el procesamiento y organización de información, lo cual es igualmente importante porque sin ello la información recopilada y registrada no se puede utilizar fácilmente para la toma de decisiones y otros propósitos en la organización.

Este procesamiento de información implica preparar notas, clasificar o editar datos, lo cual implica que toda esta información debe organizarse de manera sistemática.

Asimismo, otra de las funciones de oficina es divulgar los resultados obtenidos, por lo que después de organizar y analizar la información, está es suministrada a los niveles gerenciales o a quien corresponda.

En este caso se procura proporcionar la información necesaria a cada miembro de la información cada vez que lo solicite y se encuentre autorizado para ello. Esta información ayuda en el proceso de toma de decisiones.

Otra de las funciones generales que cumplen las oficinas es la retención de registros. Esta retención consiste en la preservación de los registros para referencia futura.

La retención de información implica además la recopilación, preservación, clasificación y protección de registros para futuras referencias. Esta información se mantiene en archivos, computadoras, etc.

La eficiencia de la oficina respecto a esta función general depende de la forma en que se conserven los registros, pues cada uno de ellos tiene un determinado tiempo de vida útil, y mientras éste transcurra debe estar protegido de acuerdo a su importancia. Esta retención de registro depende de la naturaleza de la organización.

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Algunas funciones generales menores de las oficinas tienen que ver con su función de gestión auxiliar a determinados niveles organizaciones, especialmente a la gerencia. En este sentido se involucran en la planificación, organización, dirección y control, ayudando así al buen funcionamiento de la organización.

Por otro lado, una oficina se encarga de las relaciones públicas, tanto fuera como dentro de la organización. El objetivo principal de las oficinas en cuanto a las relaciones públicas es hacer que la organización transmita una imagen de confiabilidad y seguridad.

El desarrollo del sistema y sus procedimientos son también funciones propias de la oficina, pues estas instancias organizacionales desarrollan un sistema de oficina definido y una rutina fija. De esta forma ayudan en la resolución de los problemas y flujo de los procesos.

Las oficinas además se encargan de respaldar la protección y seguridad de ciertos activos, tales como muebles, inmuebles, documentos y registros, esto a través de la actualización de seguros.

De igual manera las oficinas se encargan del diseño y control de formularios, los cuales son necesarios para diversas tareas: manejos de inventarios, administración de personal, logística, entre otros.

De hecho, estos formularios se emplean en una de sus funciones generales más importantes como son la recopilación y el almacenamiento de información.

Finalmente, puede señalarse que las oficinas cubren todo lo relacionado con la papelería y suministros de compra, esto con el fin de abastecer a la organización para alcanzar una mayor eficiencia y calidad de los trabajos realizados.

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