Las funciones básicas de un sistema de información contable

Todo sistema de información está integrado por un conjunto de procesos formales, procedimientos o rutinas para recopilar datos, procesarlos, resumir y presentar la información a los usuarios. En ese mismo esquema operan los sistemas de información contables.

Un sistema de información contable o AIS por las siglas en inglés de “Accounting Information System” es un conjunto de procesos o procedimientos estándares que permiten recopilar, almacenar y procesar los datos así como la información contable de una compañía para la generación de reportes que sirven de base para la toma de decisiones por parte de gerentes, directivos y otros grupos de interés.

De acuerdo con accountingedu.org un sistema de información contable puede o no ser automatizado, es decir, puede o no fundamentarse en un Software Contable, pues ambas definiciones aunque afines, no son lo mismo.

Un sistema de información contable puede ser manual, puede apoyarse algo tan simple como una hoja de contabilidad, una sumadora y bolígrafos, sin embargo, en la actualidad en aprovechamiento de la automatización muchos procesos del sistema contable son llevados con apoyo de la tecnología, siendo ésta una herramienta para mantener y mejorar los sistemas.

El software es solo uno de los componentes del sistema de información contable, estos van más allá. Los AIS son una integración de:

• Personas que interactúan con el sistema y son responsables de sus resultados: contadores, administradores, asistentes, analistas, gerentes.
• Procedimientos, normas e instrucciones técnicas a través de las cuales se lleva de modo adecuado la recopilación, almacenamiento y procesamiento de la información.
• Los datos que se registran, procesan y analizan
• La infraestructura y la arquitectura tecnológica, incluyendo hardware y Software
• Los controles internos y medidas de seguridad para el adecuado manejo y protección de la información.

Podemos afirmar que un sistema de información contable y sus distintos componentes brindan el soporte necesario para el desarrollo del proceso contable.

Los procedimientos que componen un sistema de información contable permiten generar el resumen de la información financiera sobre la empresa. Esta información ayuda a los administradores a planificar y controlar las operaciones, así también brinda la formalidad a nivel de la presentación a terceros, tales como inversores, acreedores y las agencias gubernamentales.

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Para Accountinginformationsystems.org las funciones de un sistema contable esencialmente son tres:

• La recopilación y almacenamiento de datos de forma eficiente
• El ordenamiento de esa información y su presentación vía informes, formatos y estados financieros
• Finalmente, la incorporación de controles para el adecuado reconocimiento, registro y procesamiento de datos.  

Revisemos con mejor detalle cada una de estas funciones básicas de un sistema de información contable.

Una de las funciones de un sistema de información contable es registrar y almacenar de manera eficiente y eficaz los datos sobre todas las transacciones comerciales y financieras de la entidad.

Para Bizfluent.com contadores y auxiliares en apoyo del sistema contable reconocen, reúnen y registran las operaciones de ventas, cuentas por cobrar, compras, inventarios, cuentas por pagar, gastos, nóminas, entre otros asientos de débito y crédito.

El sistema contable registra y almacena datos de transacciones en los documentos de origen, recoge los datos de actividades comerciales en formatos para presentar un control cronológico de transacciones y resumir los datos desde los libros contables, hasta las publicaciones que los ordenan por tipo de cuenta.

La segunda función de un sistema de información contable es proporcionar información útil para la toma de decisiones.

El personal de contabilidad analiza, ordena, resume y presenta los informes a los responsables de la toma de decisiones dentro de la organización, esta información generalmente incluye documentos en la forma de hojas de trabajo, balances de comprobación, estados financieros e informes de gestión.

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La tercera función de un sistema de información contable es incorporar controles para garantizar el registro preciso y tratamiento de los datos.

El sistema contable tiene que asegurarse de que la información sea fiable, asegurando el adecuado registro de las actividades comerciales bajo criterios de eficiencia y objetividad, evitando así errores y riesgos como los riesgos de auditoría.

Hace décadas los tenedores de libros y contadores llevaban todo el trabajo de los sistemas de contabilidad manualmente, sobre el papel, lo que traía consigo interminables horas de labor administrativa y la posibilidad de errores humanos. Hoy en día la mayor parte del trabajo está automatizado, permitiendo el ahorro de tiempo y esfuerzo, a la vez que brindando al sistema de mayores y mejores controles.

El desarrollo de un sistema de información contable requiere de la integración de contextos y disciplinas como: desarrollo de bases de datos, análisis de procesos de negocio, aplicaciones de contabilidad, requisitos de control interno, tecnología de la información, auditoría de sistemas, software y procesos. Todo lo cual convergen en brindar seguridad al sistema.