Cómo funciona una orden de compra

Una orden de compra o PO por sus siglas en inglés (Purchase Order) es un formato tangible o intangible, es decir, físico o electrónico a través del cual un comprador detalla o especifica los bienes o servicios que espera adquirir.

Las órdenes de compra y las facturas son documentos que el departamento de finanzas o tesorería maneja a diario.

Una diferencia básica y fundamental entre ambos formatos es que la orden de compra la dirige un comprador a un proveedor, mientras que la factura la emite el vendedor o proveedor a sus clientes o compradores.

Expondremos en este artículo el concepto de orden de compra, sus características y principales diferencia respecto a una factura, como formatos más comunes en una operación de compra-venta.

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Para myaccountingcourse.com una orden de compra “OC” o PO es un formato o “documento fuente” usado por el área o departamento de compras de una compañía para formalizar un pedido a un proveedor.

La orden de compra forma parte de los procedimientos estándares de compra de una compañía y actúa como un contrato para el suministro de bienes o servicios por parte de un proveedor.

Mediante las órdenes de compra los negocios y las empresas hacen pedidos de bienes y servicios. A veces se la denomina simplemente “solicitud de compra” u OC.

La orden de compra como formato o documento escrito, tangible o intangible, pormenoriza detalles sobre los productos o servicios demandados y otros datos necesarios referente a los requerimientos o insumos que un comprador tiene la intención de adquirir ante un proveedor en específico.

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Las órdenes de compra son iniciadas por el comprador y por lo general están en formularios pre-impresos con numeración única. Sean en físico o en formato electrónico.

Dependiendo del tamaño de la empresa una persona puede ser responsable de iniciar órdenes de compra, como por ejemplo, un agente de compra.

Para empresas de mayor tamaño varias personas dentro de un departamento de compras, pueden compartir la tarea de pedir bienes y servicios, así como realizar el seguimiento de las órdenes de compra.

La información proporcionada por una orden de compra puede diferir entre las empresas, dependiendo de su naturaleza y del tipo de bien o servicio requerido.

Sin embargo, la mayoría de las órdenes de compra contienen información sobre los productos y/o servicios solicitados. Esta información puede ser tan detallada como lo requiera el comprador.

El elemento más importante en relación con una orden de compra es su número único. Éste se utiliza para rastrear las compras, los pedidos pendientes, los envíos recibidos y las cuentas a pagar.

Algunos otros datos que figuran en la orden de compra son:

• Descripción de las piezas o del trabajo
• Números de serie
• Cantidad de unidades compradas
• Costo unitario estimado
• Estimado del costo total
• Condiciones de pago
• Forma de entrega
• Fechas de entrega
• Condiciones de envío, de entrega o “incoterms”
• Descuentos ofrecidos  
• Información de contacto por si surge una pregunta acerca del pedido.

La tecnología actual permite que las órdenes de compra sean enviadas a través de “intranet”, correos electrónicos, fax y teléfono con aplicaciones.

Una vez que un distribuidor de bienes o servicios recibe una orden de compra se toman las medidas necesarias para completar el pedido.

Cuando se envía el pedido generalmente se incluye un formulario de entrega, haciendo referencia a la orden de compra para que cuando se reciban los bienes pueda clasificarse como completada.

Después de que el pedido se haya completado y enviado o se haya realizado la prestación del servicio, si fuera el caso, se emite una factura comercial solicitando un pago, documento que será enviado por el vendedor hacia el comprador.

La factura también hará referencia al número de orden de compra. Tras la recepción de la factura pueden verificarse y cotejarse ambos formatos de acuerdo con las políticas o procedimientos de facturación. El último paso es el pago de la factura por parte del comprador de los bienes y servicios recibidos.

Por la vinculación los formatos de orden de compra y factura comercial y el hecho de que pueden ser confundidos en determinados contextos, es importante resaltar sus diferencias básicas. De acuerdo con lo presentado por Purchasecontrol.com las podemos resumir así:

• La orden de compra es la confirmación formal de un pedido, la factura es la solicitud formal de un pago.
• La orden de compra la emite el comprador, la factura el proveedor.
• La orden de compra se suscribe al comienzo de un pedido, la factura se emite completado el pedido y de acuerdo a los términos de pago.

Un elemento de suma importancia en la orden de compra es el número de orden, la factura posee un número de facturación aunque puede hacer referencia a la orden de compra.