¿Cómo funciona la licitación en el área de la construcción?

Cuando un proyecto de construcción se saca a licitación, el propietario busca un contratista calificado y responsable para realizar el trabajo a un costo razonable. El proceso de licitación garantiza de que los posibles licitadores estén trabajando sobre la misma información, lo cual lleva a la posibilidad de comparar no solamente los precios, sino también la minuciosidad de la oferta.

Las posibilidades de que un proyecto sea exitoso es mucho mayor cuando el propietario prepara información objetiva y completa para los licitadores. Esta información se conoce como un paquete de oferta o documentos de licitación. Estos documentos incluyen los planes del proyecto, especificaciones, listas de cantidad, información de calendario y datos de cualquier equipo o producto específico a ser utilizado. La información pertinente sobre las condiciones del lugar también se incluye. Generalmente, una copia del contrato que se firmará forma parte del paquete dando tiempo a las empresas licitadoras para revisarlo. Las bases de la licitación, en su conjunto, por lo general pasan a formar parte del contrato de la empresa adjudicataria. Las cantidades y precios unitarios de la oferta controlan cuánto dinero se debe abonar en pagos parciales durante el proyecto.

Las licitaciones públicas, o las que tienen un propietario gubernamental o agencia, siguen reglas diferentes a las privadas. Deben ser publicadas por adelantado y permiten que los contratistas calificados hagan una oferta si lo desean. Los propietarios privados pueden optar por limitar el proceso a los contratistas que hayan seleccionado como licitadores.

Cuando los licitadores reciben los paquetes de licitación, trabajan en ello o arrancan sus programas de estimación, y determinan los costes y la disponibilidad de materiales, la mano de obra y equipo necesarios, el orden de trabajo y los requisitos de programación. Los problemas surgen en algún momento al considerar un proyecto. Un ejemplo sería encontrar que un componente importante tiene un tiempo de espera largo para la entrega lo que entrará en conflicto con el programa de construcción deseado por el propietario. Otro problema típico se produce cuando las cantidades suministradas por el propietario no coinciden con las cantidades que el licitador ha calculado. Las preguntas se responden al solicitar aclaraciones al propietario. Un dueño responsable responderá a las preguntas y compartirá información nueva o actualizada con todos los licitadores.

Las visitas son a menudo dispuestas para dar a los contratistas la oportunidad de identificar problemas potenciales que pueden ser costosos, tales como los problemas de acceso o conflictos con las estructuras o mejoras existentes.

Cuando llega la fecha de la licitación, las agencias gubernamentales pueden o no abrirlas públicamente. Algunas agencias exigen que la licitación se adjudique al licitador con la oferta más baja. Esto a veces es problemático, ya que este pudo haber cometido un error en el cálculo del coste real del proyecto, lo que puede resultar en la reducción de la calidad o el trabajo deficiente en la construcción. Los propietarios privados no suelen lanzar las ofertas públicas. Ellos tienen una gran discreción al aplicar criterios que no tienen que ver con el precio para la selección de la oferta. Un contratista puede tener un precio más alto, pero puede que identifique la eficiencia de la programación para terminar el proyecto más rápido, por ejemplo.

Cualquiera que sea el proceso seguido, sea público o privado, las ofertas son evaluadas completamente. Un contratista que ha excluido algunos de los trabajos, por ejemplo, puede considerarse como que "no responde" y esa oferta podría ser rechazada. La información que se solicita, pero que no se suministra, tal vez en relación con el seguro o una lista de los proyectos anteriores, también puede ser motivo para rechazar una oferta. Los contratistas deben tener mucho cuidado para incluir todos los documentos solicitados.

Al final de un buen proceso de licitación, las ofertas dan a los propietarios de los proyectos criterios objetivos para seleccionar al mejor contratista de la obra.