¿Cuál es la función de una factura?

Una de las formas más comunes de facturación es una factura. Ésta es una lista de elementos, tasas y cargos facturados a un cliente. Se utiliza típicamente en los negocios basados ​​en servicios y para proveedores al por mayor ya que por lo general contienen muchos objetos y cargos pequeños relacionados con una orden o trabajo.

Todos los artículos incluidos en un trabajo u orden se pueden encontrar en una factura. Debido a que muchos de los mismos tipos de artículo o cargos pueden aparecer en una factura única, los sistemas de facturación y el software de contabilidad permiten a los usuarios introducir el precio de venta por artículo al momento de la configuración, luego introducen la cantidad para llegar de forma automática a un total. El cliente puede multiplicar la tasa por la cantidad para verificar las facturas recibidas.

Usar facturas permite a las empresas realizar un seguimiento de los gastos facturables mientras se realiza el trabajo y asignar estos gastos directamente a la factura correcta. Los empleados presentan hojas codificadas de tiempo, recibos e informes de gastos relacionados con los trabajos en curso; los costos luego se aplican al trabajo apropiado y se añaden a la factura del cliente.

Una copia de cada factura se envía en última instancia al cliente, proporcionándole un registro escrito de cada cargo. Los clientes pueden comprobar que recibieron cada elemento que se les cobró o evaluar los cargos que aparecen en las facturas de servicios. Si hay un problema, el cliente puede llamar a la compañía y pedir información sobre una factura específica utilizando la factura y los números de cuenta impresos en el formulario. Los clientes a menudo necesitan copias de las facturas de servicios por diversas razones (por ejemplo, como documentación relacionada con las reclamaciones de seguros).

En las industrias basadas en los servicios, los trabajos son raramente idénticos. Antes de comenzar un trabajo, un empleado debe evaluar la situación y luego hacer una estimación y enviársela a un cliente. En muchos casos, el monto estimado es un factor decisivo en si la compañía debe obtener el contrato de trabajo. Qué tan cerca está monto facturado real de la estimación es de gran preocupación para los clientes y contratistas. El uso de facturas permite a la empresa realizar un seguimiento de los gastos reales del trabajo para crear estimaciones futuras más precisas.