Formato de redacción: políticas y procedimientos

Las políticas y los procedimientos juegan papeles importantes en las organizaciones. Algunos negocios requieren elaborarlos para cumplir con regulaciones ambientales o gubernamentales. Otros los crean para registrar las actividades de cada departamento. Las políticas y los procedimientos son una serie de documentos que definen lo que son las políticas de la empresa y los procedimientos para llevar a la práctica esas políticas. Podrían parecer complicados, pero es sencillo crearlos.

Las organizaciones a menudo usan plantillas para escribir las políticas y los procedimientos. La plantilla normalmente tiene una sección de la versión, que muestra los cambios que han sido hechos al documento. También muestra la fecha en que se hizo el cambio, la firma de la persona y la razón. La plantilla normalmente también incluye las siguientes secciones: propósito, alcance, a quién va dirigido, política, procedimiento y glosario. La sección del propósito indica al lector de qué trata el documento. El alcance explica lo que comprende o abarca el documento. La política establece las reglas para implementar el procedimiento. La sección del procedimiento explica cómo implementar la política. El glosario define los acrónimos o términos que aparecen en el documento. Es importante escribir políticas y procedimientos con un estilo y formato consistentes.

Una política comienza con el nombre de la compañía y el área a la que ésta corresponde. Incluye el título y los números de versión y sus fechas. La política contiene el nombre de la persona que la implementó y explica de qué trata dicha política. La firma de quien autoriza aparece al fondo de la sección de la política. Esta sección enuncia la regla. Por ejemplo, el departamento de TI de la compañía ha establecido una política para ordenar computadoras portátiles nuevas. Cuando los empleados quieran ordenar computadoras nuevas, deben contactar a TI antes de ordenarlas. La política contendría toda esta información, junto con la firma del gerente de TI.

Los procedimientos contienen los siguientes encabezados: nombre de la organización, título del procedimiento, número de versiones y fechas, propósito, alcance, la persona que implementó el procedimiento, y el procedimiento mismo. El procedimiento sirve para implementar la política. Contiene instrucciones paso por paso sobre cómo desarrollar el procedimiento. Usando el ejemplo de ordenar computadoras portátiles nuevas, el procedimiento mostraría al empleado cómo ordenar una computadora. El empleado ingresa a la Intranet o red interna, presiona el enlace para TI y localiza la forma para ordenar una computadora portátil nueva. Entonces, el empleado llena la forma y presiona el botón de envío, que manda la forma al departamento de TI.