¿Qué es un fondo de caja?

Un fondo de caja, es parte de los procedimientos de contabilidad de caja de una tienda minorista. En concreto, se trata de una herramienta que se utiliza para cubrir el cambio del cliente, sobre todo al principio de la jornada, cuando se han producido pocas ventas. La caja no se considera parte de los ingresos de una empresa. Tienden a ser de menos importancia en estos días, debido a la creciente popularidad de las otras formas de pago, tales como tarjetas de débito y de crédito.

Un fondo de caja es simplemente el dinero que queda en una caja registradora o registro desde el inicio de la jornada laboral hasta el final de la misma. La principal motivación para un fondo de caja es para asegurar que haya una cantidad adecuada de cambio para los clientes. Si no hubiera dinero al contado en la caja, entonces los primeros clientes podrían no tener cabida, ya que no habría ningún cambio que darles si compraron un bien o servicio con dinero en efectivo.

Una tienda tratará de mantener un número de billetes y monedas en algunas denominaciones, ya que son más propensas a ser necesarias para el cambio. Las proporciones mantenidas dependerán del tamaño de la caja de la tienda, que a su vez depende del tamaño de la tienda y el número de clientes que recibe en un día dado. Por ejemplo, una tienda pequeña que vende productos más baratos y tiene tres registros podría decidir mantener una caja en efectivo de US$150, con US$50 para cada registro. Los US$50 se pueden dividir en un billete de US$20, un billete de US$10, dos billetes de US$5, siete billetes de US$1, en seis trimestres, diez monedas de diez, ocho monedas de cinco y diez centavos.

Además del fondo de caja, una tienda podría tener un pequeño contingente de la caja chica. Esta por lo general es en forma de monedas de un centavo y otras monedas. Se refiere a menudo como la "jarra de centavos". Esta se usa cuando la tienda encuentra que ha agotado algunas de sus denominaciones en un día de negociación especialmente ocupado. A diferencia de la caja, la caja chica no suele tenerse en cuenta al principio y al final del día de negociación, debido a sus pequeñas sumas.

Al final del día de operaciones de la tienda, el dinero obtenido por la tienda, o la "toma", se contabiliza y es embolsada. La tienda podría, o no, depositar el dinero en el banco el día hábil siguiente. Todo depende del volumen de ventas y los procedimientos de la tienda. El fondo de caja, sin embargo, nunca se coloca en un banco. Después del recuento, las denominaciones originales tienden a ser retiradas de la caja y envasadas por separado a partir de la toma y almacenadas en una caja fuerte. La caja se utiliza entonces para el día siguiente de operaciones de la tienda. Si la tienda escasea de cualquier denominación, estas pueden hacer uso de la caja chica o mediante la conversión de las denominaciones más grandes en el banco, los cuales podrían, o no, cobrar por el servicio.