Fases de la planeación básica de un proyecto

El término proyecto es un constructo genérico y de amplio espectro, que suele acompañarse de un adjetivo para darle contexto, así tenemos proyectos productivos, proyectos de marketing, proyectos sociales, entre otros.

El secreto de éxito de un proyecto de cualquier índole, está en su planeación, en otras palabras su formulación sistemática y exhaustiva.

La planeación de un proyecto de forma disciplinada y minuciosa permite bosquejar las estrategias y tácticas de cómo materializarlo. Los detalles de qué debe lograr el proyecto en cada fase son especificados durante la formulación del plan.

La planeación de las fases del proyecto brinda la previsión y los recursos para llevar los objetivos trazados a buen término.

Según el dominio projectsmart.co.uk, frecuentemente se ignora la planeación de un proyecto para dar paso inmediato a las actividades. Entregando la gestión a la mera improvisación e ignorando el valor del plan del proyecto para ahorrar tiempo, dinero, retrasos y otros inconvenientes.

Te puede interesar: ¿Cuáles son las obligaciones del administrador de proyecto?

Planeación y planificación suelen ser empleados como sinónimos, no obstante tienen sus diferencias.

Según el diccionario de Oxford en inglés, la planeación es el mero acto de formular el plan, el cual, debe contener objetivos, alcance, metodología y fases.

La planificación por su parte, de acuerdo con la biblioteca virtual de la Universidad de Minnesota es todo un proceso previsivo, sistemático y organizado que involucra no solo el diseño del plan, sino la toma de decisiones a niveles estratégico, táctico y operativo para materializar una serie de objetivos, la evaluación del alcance de los mismos y la aplicación de correctivos.

Cuando nos referimos a la planeación básica de un proyecto, nos circunscribimos a los elementos que el plan debe contener en cada una de sus fases para su fiel consecución.

Las fases que comprende la planeación básica de un proyecto, no van más allá de la formulación de metas y restricciones, el calendario o cronograma, la estimación de costos, las estrategias de mitigación de riesgo y el criterio de aceptación. Abordemos un ligero detalle de cada una de ellas.

La primera fase en la planeación del proyecto consiste en desarrollar los estatutos. Esto incluye:

• La especificación de las metas u objetivos del proyecto.
• Una lista de posibles riesgos.
• Estimación de restricciones o limitaciones y
• La enumeración de los recursos necesarios para su ejecución, tanto físicos como materiales y humanos.

Durante ésta etapa, los responsables o el administrador del proyecto, se reúne con su equipo y cada uno de los grupos de interés en el proyecto para determinar una misión clara, un marco de tiempo y un rango de presupuesto para el proyecto.

En proyectos de mayor envergadura, ésta fase involucra además la identificación del mercado meta para el producto final y la diferenciación entre los objetivos estratégicos y tácticos.

La siguiente fase representa la elaboración de una línea de tiempo, generalmente simbolizada con un diagrama de Gantt, con una lista de tareas en el orden en que deben ser realizadas.

Una fecha de plazo tanto pesimista como optimista, es asignada para cada una de las tareas. Los calendarios del proyecto visualizados a través de las tablas de Gantt, ofrecerán detalles del número de semanas o días de plazo representadas en el eje X u horizontal y las tareas representadas en el eje Y- vertical.

El gerente del proyecto también debe listar a los empleados responsables de completar cada tarea en el calendario durante esta fase.

Debe contemplarse un análisis de los costos de la ejecución del proyecto. Los escenarios del peor (escenario pesimista) y el mejor caso (escenario optimista) son analizados y documentados en el plan del proyecto, con cada una de sus partidas y cifras en términos monetarios.

Es importante que los costos sean estimados sobre una base razonable, evitando sobreestimaciones que puedan resultar en un rechazo del proyecto o subestimaciones que traigan imprevistos o la paralización durante la ejecución.

Las razones de la viabilidad del proyecto, suelen ser listadas en ésta sección. Si no es viable con base en el análisis de costos, es prudente recomendar opciones alternas o correctivos.

La siguiente etapa del plan de proyecto, identifica todos los posibles riesgos que pueden retrasar o detener el proyecto.

El registro de riesgos se actualiza regularmente, agregando nuevos riesgos a medida que ocurran durante la ejecución del proyecto. Debemos recordar que si se ignoran las amenazas, estas no desaparecerán.

Los riesgos son enlistados junto con las estrategias para su mitigación. Por ejemplo, los gerentes de proyectos generalmente anticipan perder un cierto porcentaje del equipo de trabajo debido a enfermedades o problemas personales por ciertos períodos de tiempo durante el proyecto. Para mitigar el riesgo de retrasar el proyecto, se recomienda una prórroga de tiempo que se pueda tomar por ausencias de personal no previstas, también pueden preverse posibles contrataciones eventuales.

Los beneficios de seguir con la implementación del proyecto, también suelen ser listados junto con los riesgos.

En la última fase de la planeación del proyecto, se definen los criterios de aceptación o rechazo.

Estos incluyen parámetros específicos que se deben lograr para que el proyecto se considere completo. Los interesados en el proyecto deben firmar estos criterios durante la planeación para que no haya dudas durante la ejecución y entrega.