Factores que influyen en los sistemas de contabilidad

La base de todo negocio exitoso u organización es un sistema de contabilidad que funciona bien. Los sistemas de contabilidad proporcionan un método informatizado de registro y seguimiento de operaciones financieras diarias, mensuales y anuales de una empresa. Además, las empresas pequeñas y grandes utilizan sistemas de contabilidad para generar datos que les permita tomar decisiones acertadas de gestión. Sin embargo, si un sistema contable trabaja para satisfacer estos objetivos depende de un número de factores.

Las funciones de los sistemas contables están influenciadas por la naturaleza del negocio y las operaciones de esa empresa. Industrias diferentes requieren diferentes tipos de sistemas y características diferentes en los sistemas de contabilidad. Contar con un sistema de contabilidad del sector apropiado garantiza que el sistema cumple con los objetivos específicos de la empresa. Además, las funciones diarias de un negocio también influyen en el tipo de sistema de contabilidad que requieren y cómo funciona este sistema. En general, un sistema de contabilidad es eficaz en la medida en que sea compatible con las necesidades diarias del negocio, tales como el almacenamiento de información de cliente, la creación de facturas, mantenimiento de cuenta y el seguimiento de inventarios.

Cómo un sistema de contabilidad es recibido por los empleados y directivos de una organización influye en su eficacia y pertinencia. La resistencia de los empleados a los cambios en los sistemas de contabilidad puede ser debido a la complejidad del sistema, la eficacia de un sistema existente o aprensión sobre la introducción de controles de contabilidad y auditoría. Sin embargo, a veces los empleados pueden ver la necesidad de sistemas de contabilidad, en contra de la opinión de la dirección. La falta de apoyo de la dirección puede hacer que el sistema de contabilidad sea irrelevante a las funciones de toma de decisiones de la organización. Esto es porque los datos recogidos por el sistema son esencialmente para el uso y la consideración de la gestión.

Cuando los sistemas contables se presentan a un entorno empresarial, la formación de usuarios es un requisito clave. El nivel y naturaleza de formación alcanzado por los usuarios influye en la manera en la que el sistema sirve para cumplir los objetivos de negocio. La falta de formación adecuada de los usuarios, tales como gerentes y supervisores, puede hacer que el sistema de contabilidad sea un problema más que una solución para la gestión financiera. Por su parte, los usuarios que están bien entrenados en el manejo de un sistema de contabilidad utilizarán este sistema para facilitar las funciones de contabilidad y financieras de la empresa.

La naturaleza de la aplicación y los asociados en la ejecución influyen en la eficacia de los sistemas de contabilidad. La aplicación no es la misma que la instalación, sino que implica la integración del sistema de contabilidad en las operaciones de un negocio. Los socios de implementación incluyen miembros del equipo, y lo más importante, el proveedor de servicios. Un sistema mal implementado, que carece del apoyo de los miembros del equipo y el seguimiento del proveedor de servicios, producirá un error. La entrada y el apoyo de asociados en la ejecución se asegura de que el sistema de contabilidad cumple sus funciones adecuadamente.