Factores que influyen en la estructura organizacional

Todo negocio o emprendimiento, desde el más pequeño, debe contar con una estructura organizacional bien definida y funciones claramente demarcadas.

Un negocio no puede avanzar si las jerarquías, responsabilidades, funciones y tareas no están claramente definidas y éste es el objetivo básico de la estructura organizacional.

La estructura organizacional se representa gráficamente a través del instrumento conocido como organigrama.

Los tipos más comunes de estructura organizacional son: departamentales, por funciones, matriciales, de redes o equipos de trabajo, para conocer cierto detalle de cada una te invitamos a la revisión del artículo cinco tipos principales de estructuras de la organización para un negocio.

La estructura organizacional, es el esquema que utiliza la empresa o proyecto para definir con claridad sus jerarquías de responsabilidades, cargos y funciones.

La estructura organizacional permite identificar y describir cada área, cargo puesto de trabajo, el detalle de sus funciones y dónde o a quién se reporta dentro de la organización.

Es considerada la base o infraestructura para delinear la autoridad y procesos de comunicación de cualquier sistema de trabajo y se desarrolla en esencia para establecer cómo opera una organización.

No dejes de leer: ¿Cuáles son las funciones de una estructura organizacional?

Existen varios factores que influyen en la estructura organizacional, que pueden ser de índole interno o externo.

Entre ellos:

• El grado de autonomía que se puede conceder
• El tamaño de la empresa
• Cultura, misión y visión empresarial
• Las prioridades corporativas
• Capacidad para adaptarse a los cambios
• Planes de carrera y capacitación.

Veamos ciertas generalidades de cada uno de ellos:

Aunque todas las estructuras organizacionales reporta a distintos niveles de jerarquía, existen algunas figuras más simples que otras.

Pocos niveles de jerarquía implican una estructura plana, simple, flexible. Por el contrario muchos niveles de jerarquía determinan una estructura piramidal, pesada, rígida.

Una estructura organizacional flexible podrá ser desburocratizada, con una autonomía que concederá responsabilidades de rigor entre uno o a lo sumo dos niveles jerárquicos.

Por el contrario, una estructura burocratizada, de varios niveles jerárquicos concederá poco margen de maniobra y delegará escasa autonomía a las distintas áreas.

Muy determinante en la estructura organizacional de una empresa.

Empresas pequeñas tendrán estructuras sumamente simples, donde las funciones principales se reparten entre tres o a lo sumo cuatro áreas medulares que reportan a una dirección o gerencia general, en su mayoría representada por el dueño.

Empresas grandes con un importante número de empleados, no pueden mantener una estructura tan simple. Requiere de una mayor separación de funciones y operaciones tan especializadas como el tamaño del negocio lo amerite.

Una estructura organizacional debe estar diseñada para alinearse en torno a la declaración de la misión y visión corporativa.

Una declaración de la misión y la visión, son algo más que un par de lemas de mercadeo en los folletos corporativos; éstas deben resumir las creencias de la empresa, sus planes macro de futuro y el cómo quiere la organización que sus clientes, empleados y proveedores la perciban.

Debemos valorar muy bien la misión y visión, de modo que puedan ser entendidas y puestas en práctica por todos los miembros de la empresa.

Alentar a los gerentes y ejecutivos a que las refuercen cada día. Una empresa que está unificada bajo una única visión se coordina mejor para mantener fuerte su estructura organizacional.

La estructura organizacional debe ser flexible, capaz de adaptarse a los dinamismos que caracterizan los tiempos actuales. Una estructura organizacional de redes o equipos de trabajo asimila mejor los constantes cambios del entorno que una estructura matricial o burocratizada.

Puede ser difícil de implementar una estructura organizacional eficaz cuando hay alta rotación de empleados o cuando se les mueve muy rápidamente de un departamento a otro.

La estabilidad, puede ser una de las mejores maneras de fomentar el crecimiento de una fuerte estructura organizacional, así también promover en el mediano plazo intercambios de recursos entre los departamentos. Son tácticas que les sienta bien a los empleados y a los equipos de trabajo.

Mantén motivado al personal, ofreciéndoles un salario competitivo, buenos beneficios, ambiente cómodo y la oportunidad de avanzar.

Contrata empleados que sean específicos para cada departamento, en lugar de empleados para todo uso que serán movidos por todo el lugar.

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Las prioridades corporativas pueden a veces dictar la estructura organizacional.

Por ejemplo, si la empresa dedica más recursos a las operaciones que a ventas, entonces con el tiempo el departamento de producción será más influyente en la estructura de la empresa y podría estar más arriba que otras áreas.

Lo cierto es que ambas partes son vitales para la empresa, ventas se apoya de una buena gestión de producción para poder colocar sus productos y la empresa necesita impulsar sus ventas para mantenerse.

Cuando diseñemos proyectos u organigramas y estemos determinando adónde van los recursos de la empresa, fijemos prioridades, para asegurar que la organización esté estructurada de forma alineada y eficiente.

La capacitación adecuada contribuye a fomentar una estructura organizacional saludable.

La monotonía y la rutina pueden ser factores de desmotivación y traen problemas a la organización.

Por ello la estructura organizacional debe fomentar el intercambio y la capacitación permanente de las distintas áreas y niveles. Relevos, intercambios, ascensos deben formar parte activa en cada uno de los departamentos.

Cuando se educa a los empleados de cómo funciona la empresa, sus distintas áreas, cuáles son los canales de comunicación adecuados y cómo trabajar en equipo, tanto estos temas y como estructura organizacional maduran y se refuerzan.