Cómo hacer una estimación de costos

Sin importar qué tipo de trabajo seas contratado para hacer o el proyecto que desees iniciar solo o asociado con otras personas, es importante que sepas cómo hacer una estimación de costos precisa al momento en que estás ofertando para obtener el trabajo.

Esto es válido para todo tipo de actividad económica, ya sea un contrato que recibiste para hacer un trabajo de construcción, desarrollar un software, construir un edificio o una obra de infraestructura o cualquier otro tipo de labor que implique tiempo, mano de obra y recursos de tu parte.

El saber cómo hacer estimación de costos te ayudará a establecer las expectativas del empleado con respecto a tiempos y costos y su definición académica es de hecho, realizar una estimación aproximada de los recursos monetarios que se necesitan para completar un proyecto y todas las actividades que este conlleva.

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.Por tal razón, es importante que trates de lograr la mayor exactitud a la hora de estimar el costo de un proyecto, para evitar que luego te quedes corto a mitad de su ejecución y no puedas completarlo por falta de recursos económicos o materiales.

Vamos a analizar cómo hacer una estimación de costos y qué factores debes considerar a la hora de hacerla.

Los costos deben estimarse para todos los recursos que se asignan al proyecto, lo que incluye no solo la materia prima y recursos tecnológicos como equipos y software, sino también el costo de los servicios (agua, electricidad, gas), alquiler de instalaciones (almacenes u oficinas) y los costos de la mano de obra, que generalmente se calcula por hora de trabajo según los parámetros aprobados en tu país para cada tipo de oficio.

A esto se une que se debe incluir en la estimación de costos los posibles gastos por contingencias, que pueden surgir por daños repentinos de un equipo, daños a propiedades o bienes de terceros, daños por efectos de fenómenos naturales, accidentes laborales a los que debes responder sin demora y otros.

Es importante entender además que la estimación de costos es una labor que no se puede hacer de manera individual por parte de una sola persona, sino que es producto de un trabajo en equipo.

Para explicar mejor esto, podemos decir que esta estimación se debe elaborar en base a los datos recogidos durante la planificación de otras áreas del proyecto, como por ejemplo, el cronograma del proyecto, la cantidad de personal asignado y los posibles riesgos a enfrentar durante la ejecución.

Estos datos son importantes porque te darán un marco a considerar para estimar cuántos recursos necesitas para cumplir el proyecto antes de la fecha tope, según las facilidades o dificultades existentes.

Para elaborar correctamente una estimación de costos debes tener varios elementos a mano, como son:

• Plan de Gestión de Costos. En este se detallan las técnicas, herramientas, procedimientos y criterios para estimar los costos del proyecto y de otros procesos relacionados.
• Plan de Gestión de Recursos Humanos. Este plan define la cantidad y cualidades del personal que participará en el proyecto, así como los criterios salariales que se aplicarán según su experiencia y desempeño.
• Línea Base del Alcance: La línea base del alcance reúne datos sobre aspectos contractuales y legales que pueden tener implicaciones económicas. Generalmente estas se refieren a temas como salud y seguridad laboral, aplicación de normas ambientales, seguros contra accidentes y daños, derechos de propiedad intelectual, licencias y permisología.
• Enunciado del Alcance: En la elaboración de una estimación de costos es importante conocer si los estimados se referirán únicamente a los costes directos del proyecto o si también se debe incluir los costos indirectos. Este enunciado se relaciona con posibles restricciones, límites presupuestarios y otros supuestos que puedan afectar al proyecto antes de su inicio.
• Cronograma del Proyecto: Estos costos están determinados por la cantidad de recursos materiales y humanos que dispondrá el proyecto, así como por el tiempo estimado que tomaría completar las actividades que usando dichos recursos.
• Registro de riesgos: En proyectos que impliquen riesgos para el personal o equipos es posible que se puedan hacer ciertas inversiones que los minimicen. Esto también debe considerarse en la estimación de costos.
• Condiciones de mercado: Esto incluye variaciones en tasa de cambio de divisas cuando se maneja moneda internacional y tasas de interés o regulaciones financieras.

Hay varios métodos y tipos de estimación de costos que se pueden aplicar en un proyecto. El primero y muy usado es el de la estimación análoga, que se basa en usar como base el costo real que tuvo otro u otros proyectos similares, ajustándolo a los cambios en tamaño del proyecto actual y de la situación del mercado. Se considera rápido pero menos exacto que otros métodos.

La estimación paramétrica se basa en el uso de información histórica para estimar los costos futuros. Se considera más exacta que la anterior.

Por su parte el uso de un experto en la materia te permitirá hacer una estimación con juicio experto. Gracias a experiencia previa, esta persona tendrá una mejor comprensión de los riesgos, los problemas, las limitaciones y supuestos que se afrontan y proporcionará estimaciones precisas. Su precisión dependerá de si su experiencia es actual y relevante.

Por su parte la estimación ascendente se basa en los costes de los componentes de trabajo, es decir, que toma en cuenta el costo de cada paquete de trabajo o actividad, con el mayor grado de detalle posible.

Otro factor que debes considerar es que en todo proyecto hay que valorar el costo que tienen los siguientes items:

•  Materia prima
• Salarios y mano de obra requerida para la operación
• Necesidades de supervisión e inspección en cada etapa del proyecto
• Pérdidas, desperdicios y consumo de materias primas
• Costo de adquisición de equipos, materia prima e infraestructura
• Valor residual de los equipos usados en función de los años de vida útil restantes y el uso que recibirán durante el proyecto
• Pagos de impuestos y seguros
• Costos continuos por mantenimiento y reparación de equipos

Coloca el nombre de tu compañía, su dirección e información de contacto en la parte superior del estimado.

Crea dos secciones, una marcada como "Gastos de capital" y la otra como "Gastos laborales".

En la sección de "Gastos de capital", anota detalladamente la materia prima y/o partes que serán necesarias para hacer el trabajo. Incluye la cantidad y precio de todos los materiales.

En la sección de "Costos laborales", estima el número de horas de trabajo que serán necesarios por día, después multiplica ese número por la tarifa horaria de cada empleado.

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Por ejemplo, si tres de tus empleados estarán trabajando ocho horas al día y si cada uno tiene un costo de US$20 por hora, multiplica 3 x 8 para encontrar el número de horas de trabajo (24). Después, multiplica US$20 x 24 para obtener tus costos laborales para el día (US$480).

Agrega las cantidades monetarias en cada sección, y muestra el total para "Gastos de capital" y el total para "Costos laborales". Suma estos dos totales para obtener la estimación total de costos.