Cómo escribir un reporte sobre una visita a una industria

Siempre hay mucho que ver en una visita industrial, en particular si el producto de la compañía depende del reporte que entregarás a los directivos de la corporación cuando regreses. La parte fácil de tu trabajo será hacer que los empleados te muestren las oficinas y sitios de trabajo que te pidieron que evaluaras. La parte difícil es la de asegurar de que quien te reciba no enmascare las partes que te pidieron investigar y evaluar.

Utiliza distintos métodos para la recopilación de datos mientras te encuentras en el emplazamiento de la industria: lleva un bloc y un bolígrafo para tomar notas sobre los temas que te pidieron o utiliza tu memoria para desarrollar tus observaciones, además del material que te entregue el anfitrión, para registrar las notas al final de la jornada. Programa la realización de ambas si tu visita a ese emplazamiento dura varios días.

Realiza preguntas e intenta obtener respuestas específicas si no estás obteniendo lo que necesitas de tu anfitrión. Insiste haciendo preguntas de diferentes formas para obtener la información que necesitas reunir para tu reporte. Pide documentos que sustenten la información cuando sea necesario.

Diseña una plantilla si tu compañía no usa alguna que pueda sintetizar la información que reuniste durante la visita al emplazamiento. Crea el primer campo de la información del reporte con los siguientes principios: nombre y dirección de la instalación, fechas y horas de campo, además toma nota de los nombres de todos los empleados con los que hablaste mientras estuviste realizando el reporte.

Establece los objetivos de tu visita en la segunda sección y desarrolla cada uno con las observaciones que hiciste sin importar si se alcanzó o no el objetivo. Incluye los detalles sobre las inspecciones, prácticas de trabajo y de seguridad y sobre las distintas subsecciones que son específicas de esa industria que te permiten describir a detalle la resolución de cada objetivo.

Crea una tercera sección que cubra las conclusiones y recomendaciones. Sé sincero, objetivo y directo. Evalúa si es conveniente la colocación de información confidencial que surgió como resultado de estar en la instalación para la realización de tu reporte. Prepara un glosario o índice que guíe hacia los adjuntos que se obtuvieron durante tu visita.

Edita tu reporte sobre tu visita industrial si las políticas de la compañía establecen limitaciones en cuanto a la extensión del reporte, o trata de hacer cinco páginas de texto más los adjuntos para describir tu visita si no tienes restricciones en cuanto al número de páginas. Coloca títulos, viñetas y subtítulos para organizar el contenido.

Revisa tu reporte para que sea legible. Reduce las oraciones que sean muy largas y escoge un tipo de letra que sea fácil de leer, como Times New Roman. Vuelve a revisar los hechos comparándolos con las notas que hiciste de las visitas y utiliza el corrector ortográfico para encontrar errores.

Realiza un resumen ejecutivo de una página que sintetice la información más importante de tu reporte. Colócalo al principio del material que vas a presentar de manera que aquellos que soliciten una visión general de tu visita puedan obtener lo que necesitan en esta página. Enumera las páginas de tu reporte y entrégalo rápidamente.