Cómo escribir una propuesta para los organizadores de eventos

Las propuestas son esbozos informativos importantes y convincentes de qué, cómo y a qué precio un organizador de eventos proporcionará servicios y productos. La planificación de eventos es una actividad muy específica, es un momento delicado de negocios donde incluso el detalle más pequeño que olvides puede causar que los eventos vayan mal. Una proposición responde a las preguntas de clientes potenciales y con ella te vendes a los mismos. Ya sea que trabajes como planificador de eventos para un negocio o en tu propio negocio de planificación, conocer el camino a seguir para escribir una propuesta elevará las ventas.

Conoce tu evento y al cliente. Haz todas las preguntas posibles sobre el evento en conversaciones telefónicas preliminares y en reuniones personales. Todos los planificadores de eventos conocen los detalles básicos - hora del evento, presupuesto, estilo - que tiene planeado el cliente, pero deberás de llevar esto más allá, pregunta sobre cosas no relativas al negocio para tener una compenetración con los clientes. Esto te dará pistas de lo que puede ser realmente importante para el evento y qué cosas podrían ser sacrificadas para ahorrar presupuesto. Esto también ayudará al cliente a poner cara al nombre cuando revise el presupuesto.

Reúne toda la información necesaria para escribir la propuesta. Esto incluye cuándo tendrá lugar el evento, la envergadura del trabajo que proporcionarás, un flujo de trabajo de los servicios que se prestarán, información sobre el presupuesto y términos del servicio. Tener toda la información a mano te liberará durante el proceso de escritura.

Escribe una carta de introducción de una página al cliente. Esto será la carta de presentación de tu propuesta. Deberá de ser dirigida directamente al cliente. Expón brevemente el evento que propones planear, una visión rápida de tu compañía y lo qué está recogido en tu propuesta. La carta deberá estar en formato estándar de negocios.

Crea un esquema del proyecto. Esto deberá cubrir brevemente todos los servicios que proporcionarás para el evento, como el catering y el lugar de la reunión.

Haz un horario para cuándo se entregarán los servicios. Cada parte del evento deberá de tener una hora de comienzo y de fin. Asegúrate de incluir eventos dentro del propio evento. Si estás planeando un fin de semana de escapada colectiva, tendrás un horario general que cuenta cuando los invitados llegan hasta que se van. También tendrás horarios diarios que listan cuando tendrán lugar ejercicios de trabajo en equipo o reuniones.

Explica el alcance del trabajo que se proporcionará. Esto es extremadamente importante porque explica específicamente lo que proporcionarás - no menciones cosas que no proporcionarás. Mantén positiva la propuesta. Si tienes un evento más largo, puedes partir esta sección en categorías como comida, equipamento y alojamiento.

Expón todos los gastos y honorarios asociados. Ten en cuenta el precio de todas las cosas, servicios y trabajo que serán necesarios para el evento. Los planificadores de eventos tienen honorarios por sus servicios. Es recomendable usar un programa de hojas de trabajo como Microsoft Excel para exponer el presupuesto. Depende del cliente cuánto debes de detallar los gastos. Si el cliente quiere todo detallado, tendrás que ser específico, pero si el cliente quiere un resumen, puedes hacerlo dividiendo los gastos en unas pocas categorias generales.

Añade credenciales al final de tu propuesta. Esto puede ser con testimonios, certificaciones y experiencia de trabajo previa. Mantén esta sección corta. Deberá darte credibilidad sin tener que explicar cada faceta de tu negocio.

Combina todos los elementos de tu propuesta del evento utilizando software de procesador de word como Microsoft Word. La propuesta deberá incluir tu carta de presentación, una tabla de contenidos, una visión del proyecto, horarios, el alcance de tu trabajo, gastos y credenciales. Deberá de ser ordenado, profesional y directo. La adición de gráficos, como tablas y fotos, sólo deberán de ser hechas si complementan el contenido, no si lo distrae de ello.