Cómo escribir un memo disciplinario para empleados

El empleo "a voluntad" significa que el empleador puede despedir a un empleado por casi cualquier razón que no sea ilegal o discriminatoria, como las razones relacionadas con la etnia, la religión, el sexo, la edad o la discapacidad. La mayoría de las compañías quieren mantener a los empleados productivos y generar un ambiente de apoyo para motivarlos. Cuando un empleado pasa los límites de las políticas de la compañía, sean estas escritas o implícitas, la gerencia puede reorientarlo dentro de un sistema de disciplina progresivo. Los niveles de disciplina o de advertencia pueden incluir el entrenamiento y la acción disciplinaria verbal y escrita. Saber escribir un memo disciplinario requiere, por lo general, la interacción de la gerencia, de los directores senior y de Recursos Humanos.

Reúne información sobre las condiciones relacionadas con lo ocurrido, antes de intentar escribir un memo disciplinario. Entérate de lo que ha pasado. Si el empleado actuó solo o con otros, considera la dinámica antes de determinar quién fue el culpable. Evalúa la importancia de los comportamientos según cómo se relacionen con otros dentro de la organización. Luego investiga la forma en la que la compañía reaccionó y resolvió casos similares en el pasado.

Prepárate para hablar sobre el comportamiento o lo ocurrido con el empleado. Un memo disciplinario, por lo general, incluye puntos de discusión y decisiones surgidas de una reunión sobre disciplina laboral. Crea un orden del día para discutir todos los elementos que lleven a la acción disciplinaria. Programa la reunión tan pronto como termines con estos preparativos. Si a la reunión acudirán el personal de Recursos Humanos, los directores senior y el empleado, infórmaselo a este último de antemano.

Haz la reunión. Habla francamente sobre el hecho que ha motivado la reunión disciplinaria. Por ejemplo, si el desempeño del grupo, del equipo o de la unidad se ve afectado por las frecuentes llegadas tarde, faltas por enfermedad y emergencias personales del empleado, refiérete a las políticas de la compañía sobre estas infracciones. Habla sobre su desempeño laboral individual, especialmente si la productividad del empleado ha disminuido desde el último periodo de evaluación. Define las consecuencias de las ausencias continuadas. Esboza un plan para solucionar el problema con la participación de todos los presentes. Si la asistencia discontinua del empleado tiene que ver con alguna enfermedad desconocida, con problemas personales o con otros factores ambientales graves, deben ser discutidos.

Escribe el memo disciplinario esbozando todos los elementos de la evaluación y discusión preliminar. Adjunta un plan de mejoras para el empleado en particular, incluyendo un programa de resultados para el problema del que se trate, como las tardanzas, las ausencias o el desempeño mediocre. Incluye algunos ejemplos específicos sobre cómo y cuándo han tenido lugar las infracciones a las políticas de la compañía. Por ejemplo, si el empleado cuenta con 10 días libres por enfermedad al año y 18 ausencias, las políticas de la compañía pueden incluir ausencias futuras sin goce de sueldo o multas por llegadas tarde. Explica las expectativas futuras específicas de la empresa en relación con el futuro. Si las ausencias injustificadas impactan gravemente en el desempeño del empleado y en la organización, enuncia claramente las consecuencias, como el despido, en caso de que no rectifique su asistencia y su desempeño. El empleado debería firmar y fechar el memo disciplinario y el plan de mejoras.