Cómo escribir un informe de visitas

Un informe de visitas es aquel reporte que como parte de tu trabajo debes hacer cuando visitas una fábrica, una oficina, un laboratorio, una empresa, hasta una tienda, inclusive. Estos reportes también son llamados informes posteriores a la visita y su importancia radica en el hecho de que el mismo contiene los resultados de tu experticia y servirá de base para la toma de decisiones, dando lugar a acciones como compra, rechazo, fusión, asociación… Los hechos, cifras, percepciones y observaciones contenidos en este informe tendrán la responsabilidad de impulsar las acciones señaladas, de allí que es muy importante que seas imparcial, preciso y objetivo al momento de redactar este tipo de informe.

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En primer lugar, debes saber que la elaboración de este informe se compone de tres partes: a) Recopilación de información, b) Análisis de información y c) Transcripción de resultados.

En el proceso de recopilar la información debes considerar que los datos pueden ser de naturaleza variada: cualitativos, cuantitativos, numéricos, textuales, aleatorios… por lo que deberás utilizar diversas técnicas e instrumentos para la recolección de datos.

La principal técnica que se emplea en la recolección de información es la observación. La captación de la realidad a través de los sentidos es el método más antiguo que ha utilizado el ser humano para obtener conocimiento y en este caso será fundamental para captar todo aquello de interés. Es importante que los resultados de la observación se encuentren ordenados debidamente, utilizando para ello el registro de apuntes o notas en forma secuencial. En otras palabras, las anotaciones producto de las observaciones deben realizarse identificándolas por fecha, hora y asunto. Una forma de sustentar las observaciones sería llevando a cabo un registro fotográfico.

Otra de las técnicas que necesitarás emplear seguramente sea la revisión documental, por cuanto una vez que hayas obtenido permiso para realizar la visita el próximo paso será solicitar la documentación que respalde tus observaciones. Entre estos documentos pueden encontrarse tablas, informes, recibos, gráficos y otros. Debes considerar que esta documentación no necesariamente puede ser exclusivamente escrita, por cuanto entre el soporte recibido puedes tener grabaciones y videos, además de otros materiales audiovisuales que deberás analizar.

Asimismo, es conveniente que utilices técnicas que puedan guiarte en tus observaciones, por ejemplo, listas de cotejo, guion estructurado de observación y entrevistas. Lo importante es que la técnica seleccionada esté orientada a captar datos de una determinada naturaleza para que luego puedan ser clasificados.

Precisamente, el próximo paso que debes dar luego de aplicadas las técnicas e instrumentos de recolección de datos será clasificar y categorizar la información recolectada. Para ello es importante el diseño y selección de formatos de registro de información, cosa de que los datos recolectados puedan ser tratados y manejados con exactitud. Por ejemplo, las grabaciones y videos deben ser transcritos y filtrados a fin de extraer solamente los datos importantes.

Una vez ordenada, clasificada y categorizada la información el próximo paso será analizar esta masa de datos recolectados, procurando que las premisas obtenidas sean concluyentes y estén sustentadas en las evidencias recolectadas. Sin dudas, tus percepciones son importantes pero tendrán mayor valor en este informe de visitas sin las mismas están apoyadas en pruebas evidentes.

Los datos recolectados pueden ser analizados a través de técnicas como el análisis de contenido, un método bajo el cual es posible contrastar y comparar datos de distinta naturaleza.

El informe de visitas contiene tres partes fundamentales: Información básica, los resultados de la visita y las conclusiones obtenidas. Los datos básicos consistirán en nombre del sitio, dirección completa, persona de contacto, fecha de llegada y salida, motivos de la visita, objetivos y otra información interés orientada a ubicar el contexto de la visita.

En los resultados de la visita explica detalladamente lo captado. Empieza con una breve pero pormenorizada introducción, luego continúa detallando con precisión el producto o servicio que has observado, identifica las fuentes (primarias y secundarias) de donde has obtenido la información, respetando la confidencialidad en caso de ser necesario.

Finalmente, en conclusiones detalla los aspectos más resaltantes tratando de dejar claro el alcance de los objetivos planteados como parte de la visita. En caso de no haberlos logrado o si se cumplieron parcialmente los objetivos expone los motivos que originaron tal incumplimiento y explica lo que debería hacerse para evitar estos resultados incompletos.

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