Cómo escribir un informe de desempeño

El informe de desempeño, es una de las razones por la cual, todo profesional debe dominar la habilidad de comunicarse por escrito. El informe de gestión, es una herramienta fundamental en todo entorno laboral o de negocios.

Un informe de desempeño, nos permite documentar y dar seguimiento a la gestión de cualquier área de trabajo, así como valorar y controlar las tareas llevadas a cabo por cada área funcional, departamento, grupo de trabajo o empleados de forma individual.

Desde informes anuales, dictámenes técnicos, informes de análisis de resultados, auditorias, investigaciones de mercado, informes de inspección o visitas. Todos exigen profesionalismo, coordinación, disciplina, exhaustividad, trasparencia e incluso tacto.

Es de suma conveniencia escribir cuidadosamente los informes de desempeño, asimismo potenciar las habilidades o destrezas para su correcta elaboración, ya que pueden ser catalizadores para fomentar el comportamiento más positivo o negativo de los empleados.

Un informe de desempeño, es una oportunidad para el reconocimiento y el elogio de un trabajo excepcional así como la orientación ante cualquier oportunidad de mejora o rectificación.

Si queremos impactar tanto a superiores como a nuestros empleados con un buen informe de gestión, debemos combinar tanto la pericia en el manejo de nuestras funciones, conocimiento certero de las cifras, el análisis de los datos y el énfasis en los resultados.

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Centra tu informe alrededor de múltiples observaciones para las que tienes datos. Es importante levantar datos por parte de los empleados antes de escribir el informe y después precisar detalles de esos datos con el fin de compilar el informe.

Asegúrate de que las observaciones fueron de primera mano, con base en hechos y datos, no por presunciones o juicios. Un ejemplo de una observación de primera mano puede ser un mail o memorando que tú escribiste y presentaste cuando notaste a un empleado llegando 30 minutos tarde al trabajo en un día concreto.

Escribe sobre los comportamientos que están relacionados específicamente con el trabajo que se hace. Entre estos se incluyen las interacciones con los colegas, la atención a los detalles, la calidad del papeleo, la actitud en general y la percepción de subalternos y superiores.

Centra tu informe en el comportamiento que ha sido debatido verbalmente con el los empleados o el equipo de trabajo. El contenido de un informe de desempeño no debería de ser una sorpresa total para el trabajador o área evaluada.

Concéntrate en lo positivo, pero asegúrate de listar objetivamente cualquier hecho negativo que se produzca si es necesario.

Puedes escribir algo como: "El sr. Jones mantiene interacciones positivas con sus compañeros de trabajo. Se queda hasta tarde si es necesario para terminar sus asignaciones. Ha tenido algunos problemas para llegar al trabajo a la hora, como se evidencia en las notas tomadas el 11, 20 y 27 de junio".

Un informe de gestión demanda concisión y detalle. Cita ejemplos de incidentes específicos. Abstente de irte por las ramas. Un ejemplo de ligereza e imprecisión sería algo como:

"La señorita Smith no parece una mala elección para el cargo aunque compañeros dicen que no se llevan bien. No sé qué nos depara el futuro si ella no puede..."

Un ejemplo mejor sería, "La señorita Smith ha recibido quejas reiteradas por parte de dos compañeros de trabajo en diferentes ocasiones con respecto a su discurso insultante e irrespetuoso según se evidencia en memorandos de fecha...”

Enlaza el informe de desempeño con otros informes anteriores. De modo de enfatizar qué áreas pueden haber mejorado, empeorado o se mantienen igual. De allí la importancia de formular y mantener datos medibles e indicadores.

Por lo tanto, puedes escribir, "La producción del área de desarrollo de software, en el último trimestre fue el 75% más baja que la meta prevista y 50% por debajo de los desarrollos logrados el primer trimestre de éste año. No obstante, desde la última evaluación, la calidad y complejidad del desarrollo ha mejorado drásticamente cumpliendo con estándares de la compañía".

Enfatiza tu reconocimiento por aspectos positivos en la gestión. Puedes escribir algo como: "El esmero por el buen trato y actitud positiva de la Sra. Brown es bien percibido por los clientes y hace que el lugar de trabajo tenga un mejor ambiente".

Establece indicadores y fija metas factibles que evidencien mejoras de las áreas o aspectos más débiles en próximas valoraciones. Comprometiendo a través del informe a metas futuras.

Podrías escribir: "El Sr. Johnson ha demorado la entrega de sus informes técnicos semanales en tres ocasiones. Durante el próximo semestre, a la administración le valorará la entrega oportuna de sus informes los viernes por la tarde de cada semana."

Redacta el informe de desempeño con razón y juicio objetivo. Asegúrate de repasar el informe por lo menos varias horas después de escribirlo con el fin de editar, omitir o respaldar cualquier observación.

Anima a los empleados a discutir sobre el informe de gestión, una vez que lo hayan recibido si así lo desean. Usa el informe como un compromiso para colaborar positivamente juntos hacia una mejora personal, al mismo tiempo que mejora la empresa como un todo.

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